Tipps und Werkzeuge für vollständige Kostenvoranschläge

Wie sieht der Prozess zur Erstellung eines genauen und umfassenden Kostenvoranschlags Schritt für Schritt aus?

1. Kundendaten erfassen: Zunächst benötigen Sie die Daten des Kunden, entweder direkt von ihm oder von der Versicherung. In einer DRP-Werkstatt sind diese Informationen möglicherweise bereits über die Versicherung im Kalkulationssystem hinterlegt.

2. Fahrzeug gründlich prüfen: Untersuchen Sie das Fahrzeug sorgfältig auf versteckte Schäden. Achten Sie auf die strukturelle Integrität, mechanische Komponenten und alle erforderlichen Kalibrierungen, etwa für Sensoren oder Kameras. Hilfsmittel wie eine Dellenlampe oder ein Magnet helfen dabei, Reparaturzeiten zu bestimmen und das Material des zu reparierenden Karosserieteils zu ermitteln.

3. Schäden dokumentieren: Dokumentieren Sie alles mit Fotos, während Sie die Angaben des Kunden aufnehmen und das Fahrzeug prüfen. Je gründlicher die Dokumentation, desto mehr nützt sie Ihnen, sobald das Fahrzeug demontiert wird. Als Sachbearbeiter habe ich lieber zu viele Fotos gemacht als zu wenige. Ich wollte so gründlich wie möglich sein, denn je mehr Informationen der vorläufige Kostenvoranschlag enthält, desto besser ist der Überblick, sobald das Fahrzeug demontiert ist.

4. Vorläufigen Kostenvoranschlag erstellen: Erstellen Sie mit Ihrem Kalkulationssystem einen ersten Kostenvoranschlag, der alle sichtbaren Schäden, Arbeitsleistungen, Teile sowie erforderliche Kalibrierungen oder Prüfungen umfasst. Gehen Sie so gründlich wie möglich vor, um spätere Nachträge zu begrenzen. In diesem Schritt beginnen Sie auch mit dem Aufbau Ihres Reparaturplans, indem Sie Teile und Arbeitsstunden ermitteln und die OEM-Reparaturverfahren prüfen.

5. Ersatzteile bestellen: Je nachdem, ob es sich um eine DRP-Werkstatt handelt oder nicht, kann dieser Schritt unterschiedlich ablaufen. Manche Versicherer verlangen, dass Sie vor der Ersatzteilbestellung eine vollständige Demontage abwarten.

6. Demontage durchführen: Zerlegen Sie das Fahrzeug, um es auf versteckte Schäden zu prüfen und festzustellen, welche Reparaturen erforderlich sind. Machen Sie unbedingt weitere Fotos, wenn Sie zusätzliche Schäden finden. Falls neue Teile benötigt werden, bestellen Sie sie in diesem Schritt.

7. Reparaturplan prüfen und überarbeiten: Hier kommen etwaige Nachträge ins Spiel. Werden neue Schäden festgestellt, müssen sie in den Kostenvoranschlag aufgenommen und der Plan entsprechend angepasst werden.

8. Kostenvoranschlag fertigstellen und einreichen: Sobald alles berücksichtigt ist, reichen Sie den endgültigen Kostenvoranschlag beim Kunden und bei der Versicherung ein und belegen ihn mit Ihrer Dokumentation und den OEM-Reparaturverfahren.

Wie stellen Sie sicher, dass ein Kostenvoranschlag alle erforderlichen Teile und Arbeitsleistungen berücksichtigt?

Entscheidend ist hier die Reparaturplanung. Ein Kalkulationssystem beim Erstellen des Kostenvoranschlags zu nutzen, ist nur ein Teil des Planungsprozesses. Ist der Kostenvoranschlag erstellt, ist man bei der weiteren Reparaturplanung eher „auf sich allein gestellt“. Es gibt Softwarelösungen – zum Beispiel EstimateIQ und RepairLogic –, die Sachbearbeitern und Technikern helfen, alle erforderlichen Arbeitsschritte und Reparaturverfahren direkt vom Hersteller zu finden, die in den Kostenvoranschlag aufgenommen werden müssen. Als ich noch Sachbearbeiter war, hatte ich keinen Zugang zu solchen Tools, aber sie wären äußerst hilfreich gewesen.

Wie bringen Sie beim Erstellen von Kostenvoranschlägen Schnelligkeit und Genauigkeit in Einklang?

Ein großer Teil davon ist zu wissen, worauf man achten muss – und das kommt mit der Erfahrung. Eine Software, die Sie an häufig durchgeführte Arbeitsschritte erinnert, kann jedoch einen enormen Unterschied machen, auch wenn Sie noch nicht lange als Sachbearbeiter arbeiten. Ein gründlicher, standardisierter Prozess trägt zur Genauigkeit bei, und mit wachsender Erfahrung stellt sich die Schnelligkeit ganz von selbst ein.

Wie gehen Sie mit Abweichungen zwischen Kostenvoranschlag und endgültigen Reparaturkosten um?

Es ist ein gewisses Geben und Nehmen. Eine gründliche Fotodokumentation ist entscheidend – sie gibt Ihnen etwas Handfestes, auf das Sie sich beziehen können. Außerdem hilft es, in Gesprächen mit Versicherern auf die Empfehlungen des Herstellers verweisen zu können. Sie können sagen: „Das empfiehlt der OEM“, was es leichter macht, Ihren Kostenvoranschlag zu begründen.

Welche Fehler sehen Sie bei unvollständigen Kostenvoranschlägen am häufigsten und wie lassen sie sich vermeiden?

Sachbearbeiter sind oft überlastet, sodass leicht etwas durchrutscht. Einer der häufigsten Fehler ist, kleinere, sonstige Arbeitsschritte zu vergessen. Das sind Arbeiten, die die Werkstatt zwar ausführt, die aber einfach nicht im Kostenvoranschlag landen. Gebühren für die Entsorgung von Sondermüll sind ein großer Posten, der oft übersehen wird, ebenso wie OEM-Prüfungen. Hinzu kommen weniger bekannte Arbeitsschritte, etwa das Neukalibrieren elektrischer Fensterheber, die ebenfalls gern vergessen werden.