Wskazówki i narzędzia przydatne przy sporządzaniu kompletnych kosztorysów

Jak wygląda proces tworzenia dokładnej i wyczerpującej wyceny krok po kroku?

1. Zebranie informacji o kliencie: W pierwszej kolejności należy uzyskać dane klienta – bezpośrednio od niego lub od ubezpieczyciela. W warsztacie uczestniczącym w programie DRP informacje te mogą być już dostępne w systemie wyceny ubezpieczyciela.

2. Przeprowadzenie dokładnego oględzin pojazdu: Należy dokładnie obejrzeć pojazd, sprawdzając, czy nie ma ukrytych uszkodzeń. Zwróć uwagę na integralność konstrukcyjną, elementy mechaniczne oraz wszelkie niezbędne kalibracje, np. czujników lub kamer. Narzędzia takie jak urządzenie do wykrywania wgnieceń lub magnes mogą pomóc w określeniu czasu naprawy oraz materiału, z którego wykonany jest panel wymagający naprawy.

3. Udokumentuj uszkodzenia: Podczas zbierania szczegółowych informacji od klienta i oględzin pojazdu należy wszystko udokumentować za pomocą zdjęć. Im dokładniejsza dokumentacja, tym lepiej przysłuży się ona Panu/Pani po rozmontowaniu samochodu. Jako kosztorysant robiłem mnóstwo zdjęć. Chciałem być jak najbardziej dokładny, ponieważ im więcej informacji posiada się na etapie wstępnej wyceny, tym lepszy wgląd ma się po rozmontowaniu samochodu.

4. Sporządzenie wstępnej wyceny: Proszę skorzystać z oprogramowania do wyceny, aby sporządzić wstępną wycenę obejmującą wszystkie widoczne uszkodzenia, robociznę, części oraz niezbędne kalibracje lub przeglądy. Proszę postarać się o jak największą dokładność, aby ograniczyć konieczność sporządzania uzupełnień w późniejszym terminie. Na tym etapie rozpoczyna się również tworzenie planu naprawy poprzez identyfikację części, określenie liczby godzin robocizny oraz zapoznanie się z procedurami naprawczymi producenta (OEM).

5. Zamówienie części: W zależności od tego, czy warsztat uczestniczy w programie DRP, czy nie, ten etap może się różnić. Niektórzy ubezpieczyciele wymagają, aby przed zamówieniem części poczekać na zakończenie pełnego demontażu.

6. Przeprowadzenie demontażu: Należy zdemontować pojazd w celu sprawdzenia ukrytych uszkodzeń i ustalenia, jakie naprawy są konieczne. W przypadku wykrycia dodatkowych uszkodzeń należy wykonać więcej zdjęć. Jeśli potrzebne są nowe części, należy je zamówić na tym etapie.

7. Przegląd i korekta planu naprawy: Na tym etapie wprowadzane są ewentualne uzupełnienia. W przypadku wykrycia nowych uszkodzeń należy je uwzględnić w kosztorysie, a następnie dostosować plan naprawy.

8. Sfinalizowanie i przedłożenie kosztorysu: Po uwzględnieniu wszystkich elementów należy przedłożyć klientowi i ubezpieczycielowi ostateczny kosztorys, poparty dokumentacją oraz procedurami producenta (OEM).

W jaki sposób upewniają się Państwo, że w kosztorysie uwzględniono wszystkie niezbędne części i robociznę?

Kluczowe znaczenie ma tutaj planowanie naprawy. Wykorzystanie oprogramowania do sporządzania kosztorysów jako pomocy przy ich tworzeniu stanowi jedynie część procesu planowania. Po sporządzeniu kosztorysu planowanie naprawy staje się w pewnym sensie zadaniem, z którym musi Pan/Pani poradzić sobie samodzielnie. Istnieją rozwiązania programowe – na przykład EstimateIQ i RepairLogic – które pomagają kosztorysantom i technikom w znalezieniu wszystkich niezbędnych czynności i procedur naprawczych bezpośrednio u Producentów, które należy uwzględnić w kosztorysie. Kiedy sam byłem kosztorysantem, nie miałem dostępu do tego typu narzędzi, ale z pewnością byłyby one niezwykle pomocne.

W jaki sposób udaje się Państwu zachować równowagę między szybkością a dokładnością podczas sporządzania kosztorysów?

W dużej mierze chodzi o to, by wiedzieć, na co zwrócić uwagę, a to przychodzi wraz z doświadczeniem. Jednak korzystanie z oprogramowania, które przypomina o często wykonywanych czynnościach, może mieć ogromne znaczenie, nawet jeśli jest Pan/Pani początkującym kosztorysantem. Stosowanie dokładnego, ustandaryzowanego procesu pomaga zapewnić dokładność, a wraz ze wzrostem doświadczenia szybkość pracy stanie się czymś naturalnym.

W jaki sposób postępują Państwo w przypadku rozbieżności między kosztorysem a ostatecznym kosztem naprawy?

To kwestia wzajemnych ustępstw. Kluczowe znaczenie ma posiadanie szczegółowej dokumentacji fotograficznej — stanowi ona solidną podstawę, do której można się odwołać. Pomocne jest również powoływanie się na zalecenia Producentów podczas rozmów z ubezpieczycielami. Można powiedzieć: „Takie są zalecenia Producentów (OEM)”, co ułatwia uzasadnienie Państwa wyceny.

Jakie są najczęstsze błędy, które Pan/Pani dostrzega w niekompletnych kosztorysach i jak można ich uniknąć?

Kosztorysanci są często przeciążeni pracą, więc łatwo jest przeoczyć pewne kwestie. Jednym z najczęstszych błędów jest pominięcie mniejszych, różnorodnych czynności. Są to zadania, które warsztat wykonuje, ale po prostu nie trafiają one do kosztorysu. Opłaty za utylizację odpadów niebezpiecznych to jedna z głównych pozycji, która często jest pomijana, podobnie jak przeglądy zgodnie z wytycznymi producenta (OEM). Istnieją również mniej znane czynności, takie jak ponowna kalibracja szyb, które również są często pomijane.