Ujednolicenie i optymalizacja planowania napraw

Prowadzi to do nieefektywności obecnych praktyk w zakresie planowania napraw oraz wzrostu kosztów dodatkowych, co skutkuje stratą 39 milionów dni roboczych. Odpowiada to w przybliżeniu 1 337 ludzkim życiom oraz około 1,5 miliarda dolarów utraconej wydajności – a wszystko to w ciągu jednego roku. Powoduje to ogromną stratę czasu, a z punktu widzenia Państwa wyników finansowych – utratę zysków.

Współczesne pojazdy są wyposażone w zaawansowane systemy i podzespoły, które wymagają najnowocześniejszych narzędzi oraz znajomości procedur naprawczych – a tendencja ta będzie się utrzymywać. Od zaawansowanych systemów wspomagania kierowcy (ADAS) po złożone hybrydowe i elektryczne układy napędowe – pojazdy wymagają wyższego poziomu wiedzy specjalistycznej, aby naprawy mogły być wykonywane bezpiecznie i prawidłowo. Podkreśla to znaczenie standaryzacji procesu planowania napraw oraz zapewnienia technikom warunków do wykonywania spójnych, wydajnych i wysokiej jakości napraw.

Analiza procesu planowania napraw

Standaryzacja i optymalizacja planowania napraw pozwala Państwa warsztatowi blacharskiemu dostosować się do zmieniającej się technologii samochodowej oraz sprzyja spójnym, wydajnym i wysokiej jakości naprawom. Zastosowanie ustrukturyzowanego podejścia do planowania napraw pomaga zwiększyć wydajność operacyjną, produktywność pracowników oraz ogólną satysfakcję klientów. Co więcej, planowanie napraw usuwa bariery, usprawnia współpracę, zwiększa dostęp do danych oraz sprzyja odpowiedzialności.

Postępy te przynoszą korzyści nie tylko poszczególnym warsztatom, ale również przyczyniają się do realizacji szerszego celu, jakim jest standaryzacja planowania napraw w całej branży, co ostatecznie prowadzi do bezpieczniejszych i bardziej niezawodnych napraw pojazdów dla konsumentów.

Zapoznaj się z poniższymi krokami dotyczącymi wdrożenia i optymalizacji praktyki planowania napraw:

1. Przyjęcie klienta

Pierwszym krokiem w procesie planowania napraw powinno być przeprowadzenie aktywnej rejestracji klienta. Oznacza to oprowadzenie klienta wokół pojazdu, zidentyfikowanie istniejących wcześniej uszkodzeń oraz zebranie szczegółowych informacji dotyczących kolizji. Powinno to zawsze obejmować dokumentację pisemną oraz wysokiej jakości zdjęcia.

Ta rozmowa stanowi dla Państwa okazję do wywarcia pozytywnego wrażenia na klientach. Mają Państwo również szansę poznać szczegóły wypadku bezpośrednio od właściciela pojazdu. Proszę określić oczekiwania, przekazując jasne informacje na temat przebiegu naprawy. Klienci powinni wiedzieć, kiedy i w jaki sposób będą Państwo się z nimi kontaktować (SMS, e-mail, rozmowa telefoniczna itp.), jak skomplikowana jest naprawa oraz ile dni w przybliżeniu pojazd pozostanie w warsztacie.

Należy jednak pamiętać, że każda rejestracja jest inna. Zastanów się, w jaki sposób można dostosować sposób wyrażania się i podejście podczas rozmowy z klientami posiadającymi pojazdy elektryczne lub hybrydowe. Jakich dodatkowych informacji potrzebują? Podczas rozmowy z klientem ważne jest, aby przedstawić mu wszystko w przystępny sposób i zapytać: „Czy ma Pan/Pani jakieś pytania dotyczące naszych działań?”.

Przyjęcie pojazdu to okazja, by zachwycić klientów, ustalić oczekiwania i przekazać jasne informacje.

2. Etap przed demontażem

Przed przystąpieniem do demontażu należy konsekwentnie wykonać kilka czynności. Pierwszym krokiem jest dokładne umycie pojazdu. Dokładne oznacza oczyszczenie elementów mechanicznych, podwozia oraz wszystkiego, co mogłoby spowodować niepewność podczas wstępnej kontroli diagnostycznej. Pierwszą częścią procesu wstępnej diagnostyki jest skanowanie. Na tym etapie pojazd jest sprawdzany pod kątem wcześniejszych napraw, a wszystkie uszkodzenia są mapowane i dokumentowane, w tym za pomocą zdjęć. Pomaga to w dokładnej ocenie zakresu uszkodzeń i stanowi cenne źródło informacji podczas całego procesu naprawy.

Pierwszym etapem procesu przeddiagnostycznego jest skanowanie. Na tym etapie pojazd jest sprawdzany pod kątem wcześniejszych napraw, a wszystkie uszkodzenia są mapowane i dokumentowane.

3. Demontaż

Demontaż to moment, w którym teoria spotyka się z praktyką. Zapewne słyszeli Państwo różne opinie na temat tego, co oznacza „100-procentowy demontaż”. Oto zalecenia ekspertów branżowych: każda część, która wymaga demontażu lub rozebrania w celu naprawy, powinna zostać uwzględniona na tym etapie. Obejmuje to uszkodzone koła, błotniki, drzwi, osłony zderzaków i kratki — każdą z tych części należy całkowicie zdemontować w celu naprawy lub wymiany. Proszę wyraźnie oznaczyć uszkodzone części jako „złom” lub „odpady”, aby zapobiec ich przypadkowemu ponownemu wykorzystaniu.

Podczas demontażu ważne jest, aby postępować metodycznie i konsekwentnie. Nawet pozornie proste zadania, takie jak wymiana zderzaka, wymagają starannego uwzględnienia aspektów bezpieczeństwa, takich jak wzmocnienia, czujniki oraz identyfikacja części jednorazowego użytku. Nowsze pojazdy często posiadają zatrzaski, elementy mocujące i inne elementy, które mogą ulec uszkodzeniu podczas zderzenia lub demontażu. Te drobne części łatwo przeoczyć, co prowadzi do opóźnień, jeśli nie zostaną zamówione z wyprzedzeniem.

Podczas demontażu w 100% należy zająć się każdą częścią, której usunięcie lub demontaż jest konieczny do przeprowadzenia naprawy.

Należy oddzielić części nadające się do ponownego użycia od części zamiennych oraz uporządkować je w przejrzysty sposób na potrzeby dokumentacji. Istnieją rozwiązania programowe, które mogą stanowić doskonałe narzędzia do identyfikacji części jednorazowego użytku, ułatwiające komunikację między rzeczoznawcami a technikami oraz zapewniające zgodność planu naprawy z rzeczywistymi potrzebami. Według danych pochodzących z wiodącego w branży oprogramowania 42% planów napraw zawiera co najmniej jedną część jednorazowego użytku.

Podczas demontażu należy zapoznać się z najnowszymi dokumentami strukturalnymi i proceduralnymi OEM, które pomogą w podejmowaniu decyzji (dokumenty dotyczące naprawy należy przechowywać w przezroczystej koszulce, aby ułatwić dostęp do nich). Następnie należy wykonać pomiary i, w razie potrzeby, przeprowadzić wstępne wyciąganie elementów oraz ustalić, czy konieczne jest wstępne wyrównanie. Należy przeprowadzić demontaż i montaż (R&I) oraz dokonać selekcji uszkodzonych części, przechowując je w bezpieczny sposób. Do przechowywania zacisków, elementów mocujących i osprzętu należy używać zamykanych pojemników. Następnie należy wykonać wszelkie wymagane pomiary, wstępne wyciąganie elementów lub wstępne wyrównanie, aby określić zarówno zakres uszkodzeń, jak i podjąć decyzję o naprawie lub wymianie. Praktyki te pomagają zachować porządek i wydajność podczas procesu demontażu.

W celu ułatwienia podejmowania decyzji należy zapoznać się z najnowszymi dokumentami konstrukcyjnymi i proceduralnymi dostępnymi na stronie OEM.

Ochrona pojazdu podczas pobytu w warsztacie blacharskim stanowi najwyższy priorytet. Obejmuje to zabezpieczenie połączeń elektrycznych przed warunkami atmosferycznymi, kurzem, wiórami metalowymi i korozją. Podjęcie tych środków ochronnych ma kluczowe znaczenie dla zachowania sprawności układu elektrycznego pojazdu. Można to osiągnąć poprzez przechowywanie pojazdu w pomieszczeniu lub stosowanie osłon ochronnych, takich jak CrashWrap (niektóre warsztaty zakrywają nawet wtyczki i otwarte złącza balonami). Niezależnie od tego, jakie środki podejmie Pan/Pani w celu ochrony pojazdu, ważne jest, aby poinformować o tym klienta oraz udokumentować te działania, co pozwoli zbudować zaufanie zarówno wśród klientów, jak i ubezpieczycieli.

4. Kontrola dokładności kosztorysu

Pominięcie niektórych czynności w kosztorysie prowadzi do dodatkowych kosztów i utraty zysków. Państwa warsztat może zapobiec tym problemom, zapewniając, że kosztorys jest dokładny i kompletny już za pierwszym razem. Pierwszym krokiem jest coś, o czym będą Państwo słyszeć wielokrotnie: dokumentacja. Wszystkie procedury muszą być dokładnie udokumentowane, aby zapewnić jasny zarys procesu naprawy. Następnie należy zidentyfikować i zająć się czynnościami robocizny bez podanego czasu wykonania. Potem należy przeprowadzić etapy weryfikacji, w tym:

• Sprawdzenie poprawności profilu robocizny.
• Potwierdzenie prawidłowego kodowania czynności robocizny i części (OEM, AM, LKQ itp.).
• Weryfikację różnic cenowych i dostępności części.

Ponadto ważne jest uwzględnienie w kosztorysie materiałów eksploatacyjnych, czyli elementów, z których korzystają Państwo lub które ulegają uszkodzeniu podczas procesu naprawy (farba, kleje itp.). Należy również sprawdzić, czy uwzględniono kosztorysy napraw zlecanych podwykonawcom, holowanie oraz przechowywanie pojazdu. Na koniec, co nie mniej ważne, należy pamiętać o uwzględnieniu prawidłowych podatków dla wszystkich pozycji podlegających opodatkowaniu. Kroki te pomogą Państwa zespołowi sporządzić kompleksową wycenę odzwierciedlającą rzeczywisty koszt naprawy, gwarantując, że otrzymają Państwo wynagrodzenie za całą wykonaną pracę oraz zużyte materiały.

Rozwiązania do wyceny pomagają:

• Ograniczyć konieczność sporządzania uzupełnień
• Zapewnić zgodność z przepisami
• Skracają czas realizacji

5. Współpraca

Należy zadbać o zaangażowanie i informowanie wszystkich zainteresowanych stron na każdym etapie procesu planowania naprawy. Prowadzi to do sporządzania dokładniejszych kosztorysów, podejmowania lepszych decyzji oraz sprawniejszego przebiegu prac. Do kluczowych interesariuszy należą technicy naprawczy, rzeczoznawcy, dostawcy części, likwidatorzy szkód oraz właściciel pojazdu. Krótko mówiąc, należy zadbać o to, by wszyscy byli na bieżąco. Obejmuje to przegląd wymaganej dokumentacji w celu sprawdzenia, czy przestrzegane są niezbędne kroki i procedury. Każdy z interesariuszy wnosi unikalną wiedzę specjalistyczną i perspektywę, które mogą pomóc w stworzeniu kompleksowego planu naprawy oraz zapewnić jej sprawne i skuteczne wykonanie zgodnie z procedurami naprawczymi producenta.

6. Przedłożenie dokumentów i uzyskanie zatwierdzeń

Teraz nadszedł czas na przedłożenie kosztorysu i planu naprawy do przeglądu i zatwierdzenia przez klienta oraz (w niektórych przypadkach) firmę ubezpieczeniową lub stronę trzecią:

• Po pierwsze, dokumentacja musi zostać dokładnie przygotowana, aby zachować zgodność z odpowiednimi przepisami i regulacjami.
• Następnie należy skontaktować się z klientem i/lub firmą ubezpieczeniową w celu omówienia planu naprawy i uzyskania zatwierdzeń.
• Po uzyskaniu zatwierdzenia strona odpowiedzialna musi wyrazić zgodę na pokrycie kosztów związanych z planem naprawy.

Jasna komunikacja z klientami i ubezpieczycielami na tym etapie sprzyja pomyślnemu i zgodnemu z przepisami przebiegowi procesu naprawy.

7. Zamawianie części

Otrzymał Pan zgodę – co dalej? Czy stosuje Pan podejście polegające na „działaniu w panice” przy zamawianiu części, prosząc dealera o przesłanie faksem wyceny lub tracąc cenny czas na czekanie na linii, podczas gdy pracownik działu części „sprawdza to”? A może zdecydują się Państwo na bardziej efektywne podejście, korzystając z oprogramowania, które usprawnia zamawianie części, zapewnia dostępność w czasie rzeczywistym oraz oferuje dopasowanie cen?

Zamawianie części online usprawnia proces zaopatrzenia, skraca czas realizacji i ogranicza liczbę błędów. Następnie, po otrzymaniu części, ważne jest, aby dokładnie dopasować je do uszkodzonych elementów i odpowiednio zutylizować te uszkodzone. Na koniec należy zminimalizować opóźnienia, przygotowując wózki lub miejsca magazynowe w celu uporządkowania części niezbędnych do wykonania naprawy.

8. Przydzielanie zadań

Jest to etap, na którym przydziela się odpowiedniego technika do zadania, aby zoptymalizować wydajność i zapewnić wysoką jakość. Przed podjęciem decyzji należy zadać sobie pytanie: „Czy ten członek zespołu posiada odpowiednie umiejętności i odpowiednie obciążenie pracą?”. Przed rozpoczęciem naprawy należy również wziąć pod uwagę miejsce pojazdu w systemie produkcyjnym warsztatu. Czy pojazd znajduje się we właściwym miejscu do przeprowadzenia procesu naprawy? Jeśli nie, należy dokonać odpowiednich zmian, aby zapewnić płynny przebieg naprawy, skrócić czas przestoju i pomóc zespołowi w sprawnym wykonaniu naprawy. Należy przydzielić do zadania odpowiedniego technika, aby zoptymalizować wydajność i zapewnić wysoką jakość.

9. Kontrola jakości w trakcie procesu i kontrola końcowa

Kontrola jakości ma kluczowe znaczenie na każdym etapie procesu naprawy, gwarantując, że pojazd został naprawiony zgodnie z procedurami producenta. Pomaga to uniknąć kosztownych poprawek i spełnić (lub przewyższyć) oczekiwania klientów. Obejmuje to przeprowadzanie kontroli jakości w trakcie procesu (QC) przed przejściem do kolejnego etapu naprawy. Po zakończeniu naprawy należy przeprowadzić końcową kontrolę jakości w celu sprawdzenia, czy wszystkie prace zostały wykonane prawidłowo i spełniają normy jakościowe.

Na tym etapie ważne jest również sprawdzenie, czy niezbędna dokumentacja jest w porządku i gotowa do przeglądu poprzez przeprowadzenie audytu dokumentacji. Ten krok ma zasadnicze znaczenie dla wystawienia faktury oraz prowadzenia dokładnej dokumentacji przed zwrotem pojazdu klientowi.

Co dalej?

Planując naprawy oraz dążąc do standaryzacji i optymalizacji procesu, należy pamiętać, że do wprowadzania zmian należy podchodzić strategicznie i stopniowo, aby zminimalizować zakłócenia. W tym zakresie warto skorzystać z kompleksowych rozwiązań obejmujących wszystkie aspekty planowania napraw. Rozwiązania te, w połączeniu z poradami doświadczonych trenerów i konsultantów, zapewniają ciągłe doskonalenie i dostosowywanie – a wszystko to ma kluczowe znaczenie dla wdrożenia ustandaryzowanego (i zoptymalizowanego!) procesu planowania napraw. Zyskaj przewagę konkurencyjną dzięki programom certyfikacyjnym OEM i uzyskaj dostęp do narzędzi, wiedzy oraz zasobów wspierających rozwój Państwa zakładu.

Korzyści płynące z certyfikacji obejmują:

• Poprawę jakości napraw
• Optymalizację wyceny
• Zachowanie integralności pojazdu
• Zapewnienie integralności napraw konstrukcyjnych
• Przestrzeganie procedur naprawczych określonych w „OEM”

Praktyki te pomagają również zwiększyć rentowność zleceń i poprawić wyniki napraw bez powodowania znaczących zakłóceń w Państwa działalności.

Mają Państwo pytania? Chętnie pomożemy! Proszę kliknąć tutaj, aby skontaktować się z ekspertem lub zapoznać się ze wszystkimi rozwiązaniami dla warsztatów blacharskich oferowanymi przez OEC.