Standardisierung und Optimierung der Reparaturplanung

Das führt zu Ineffizienzen in der heutigen Reparaturplanung und zu mehr Nacharbeiten – mit einem Verlust von 39 Millionen Manntagen als Folge. Das entspricht in etwa 1.337 Menschenleben und rund 1,5 Mrd. $ an entgangener Produktivität – und das in einem einzigen Jahr. So geht viel Zeit verloren und, mit Blick auf Ihr Betriebsergebnis, auch Gewinn.

Heutige Fahrzeuge sind mit hochentwickelten Systemen und Komponenten ausgestattet, die aktuelle Werkzeuge und fundierte Kenntnisse der Reparaturverfahren erfordern – ein Trend, der sich weiter fortsetzen wird. Von fortschrittlichen Fahrerassistenzsystemen (ADAS) bis hin zu komplexen Hybrid- und Elektroantrieben verlangen Fahrzeuge ein höheres Maß an Fachwissen, damit Reparaturen sicher und fachgerecht ausgeführt werden können. Das unterstreicht, wie wichtig es ist, den Reparaturplanungsprozess zu standardisieren und Techniker in die Lage zu versetzen, konsistente, effiziente und hochwertige Reparaturen durchzuführen.

Der Reparaturplanungsprozess im Detail

Wenn Sie die Reparaturplanung standardisieren und optimieren, kann sich Ihr Betrieb an die sich wandelnde Fahrzeugtechnik anpassen und Sie fördern konsistente, effiziente und hochwertige Reparaturen. Ein strukturierter Ansatz in der Reparaturplanung steigert die betriebliche Effizienz, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und die Kundenzufriedenheit insgesamt. Darüber hinaus beseitigt die Reparaturplanung Hürden, verbessert die Zusammenarbeit, erweitert den Zugang zu Daten und stärkt die Verbindlichkeit.

Diese Fortschritte kommen nicht nur einzelnen Betrieben zugute, sondern tragen auch zum übergeordneten Ziel bei, die Reparaturplanung branchenweit zu standardisieren – und führen damit letztlich zu sichereren, zuverlässigeren Fahrzeugreparaturen für die Verbraucher.

Sehen Sie sich die folgenden Schritte an, um eine Reparaturplanung einzuführen und zu optimieren:

1. Kundenannahme

Der erste Schritt in Ihrem Reparaturplanungsprozess sollte eine aktive Fahrzeugannahme sein. Das bedeutet, gemeinsam mit dem Kunden um das Fahrzeug herumzugehen, Vorschäden zu erfassen und die Einzelheiten des Unfalls aufzunehmen. Dazu gehören immer eine schriftliche Dokumentation und detaillierte Fotos.

Diese Annahme ist Ihre Gelegenheit, Ihre Kunden zu begeistern. Außerdem erfahren Sie die Einzelheiten des Unfalls direkt vom Fahrzeughalter. Schaffen Sie klare Erwartungen, indem Sie verständlich erklären, was mit der Reparatur geschieht. Kunden sollten wissen, wann und wie Sie sich melden (SMS, E-Mail, Telefon usw.), wie komplex die Reparatur ist und wie viele Tage das Fahrzeug ungefähr bei Ihnen bleibt.

Dabei sollten Sie jedoch bedenken, dass jede Annahme anders verläuft. Überlegen Sie, wie Sie Wortwahl und Vorgehen anpassen, wenn Sie mit Kunden sprechen, die ein Elektro- oder Hybridfahrzeug fahren. Welche zusätzlichen Informationen benötigen diese Kunden? Im Gespräch ist es wichtig, alles verständlich aufzuschlüsseln und zu fragen: „Haben Sie Fragen zu dem, was wir tun?“

Die Fahrzeugannahme ist Ihre Gelegenheit, Ihre Kunden zu begeistern, Erwartungen zu klären und klare Informationen zu geben.

2. Vor der Demontage

Bevor die Demontage beginnt, müssen mehrere Schritte konsequent ausgeführt werden. Der erste Schritt ist eine gründliche Fahrzeugwäsche. Gründlich heißt: Auch mechanische Bauteile, der Unterboden und alles andere, was die Vorab-Diagnose erschweren könnte, werden gereinigt. Der erste Teil der Vorab-Diagnose ist der Scan. Dabei wird das Fahrzeug auf frühere Reparaturen geprüft und sämtliche Schäden werden erfasst und dokumentiert – einschließlich Fotodokumentation. Das hilft, den Schadenumfang genau zu beurteilen und dient während des gesamten Reparaturprozesses als wertvolle Referenz.

Der erste Teil der Vorab-Diagnose ist der Scan. Dabei wird das Fahrzeug auf frühere Reparaturen geprüft und sämtliche Schäden werden erfasst und dokumentiert – einschließlich Fotodokumentation..

3. Demontage

Bei der Demontage zeigt sich, was Ihr Prozess wirklich taugt. Sie haben sicher schon unterschiedliche Auffassungen darüber gehört, was eine 100%ige Demontage bedeutet. Branchenexperten empfehlen Folgendes: Jedes Teil, das für die Reparatur ausgebaut oder zerlegt werden muss, sollte in dieser Phase berücksichtigt werden. Dazu zählen beschädigte Räder, Kotflügel, Türen, Stoßfängerverkleidungen und Kühlergrills – jedes davon sollte für die Instandsetzung oder den Austausch vollständig demontiert werden. Kennzeichnen Sie beschädigte Teile eindeutig als „Schrott“ oder „Abfall“, damit sie nicht versehentlich wiederverwendet werden.

Während der Demontage kommt es auf ein methodisches und konsistentes Vorgehen an. Selbst scheinbar einfache Arbeiten wie der Austausch eines Stoßfängers erfordern eine sorgfältige Betrachtung sicherheitsrelevanter Aspekte wie Verstärkungen, Sensoren und die Identifikation von Einwegteilen. Neuere Fahrzeuge haben häufig Clips, Befestigungselemente und andere Kleinteile, die bei einem Unfall oder bei der Demontage brechen können. Solche Kleinteile werden leicht übersehen – und führen zu Verzögerungen, wenn sie nicht rechtzeitig bestellt werden.

Bei einer 100%igen Demontage sollte jedes Teil berücksichtigt werden, das für die Reparatur ausgebaut oder zerlegt werden muss.

Trennen Sie wiederverwendbare Teile von Austauschteilen und ordnen Sie sie übersichtlich für die Dokumentation. Es gibt Softwarelösungen, die hervorragende Werkzeuge zur Identifikation von Einwegteilen sind: Sie erleichtern die Kommunikation zwischen Sachbearbeitern und Technikern und stellen sicher, sodass der Reparaturplan zum tatsächlichen Reparaturbedarf passt. Daten einer branchenführenden Softwarelösung zeigen, dass 42 % der Reparaturpläne mindestens ein Einwegteil enthalten.

Ziehen Sie während der Demontage die aktuellsten OEM-Reparaturunterlagen heran, um Ihre Entscheidungen abzusichern (bewahren Sie Reparaturunterlagen in einer Klarsichthülle auf, damit sie schnell zur Hand sind). Führen Sie anschließend die erforderlichen Vermessungen und Vorab-Richtzüge durch und klären Sie, ob eine Vorab-Achsvermessung nötig ist. Nehmen Sie A&E-Arbeiten (Aus- und Einbau) vor, sichten Sie die beschädigten Teile und lagern Sie sie sicher. Verwenden Sie verschließbare Behälter für Clips, Befestigungselemente und Kleinteile. Vervollständigen Sie danach alle erforderlichen Vermessungen, Vorab-Richtzüge oder Vorab-Achsvermessungen, um sowohl den Schadenumfang als auch die Entscheidung zwischen Instandsetzung und Austausch zu klären. Diese Vorgehensweisen sorgen für Ordnung und Effizienz während der Demontage.

Ziehen Sie die aktuellsten OEM-Reparaturunterlagen heran, um Ihre Entscheidungen abzusichern.

Das Fahrzeug zu schützen, solange es sich in der Obhut Ihres Betriebs befindet, hat höchste Priorität. Dazu gehört, elektrische Verbindungen vor Witterung, Staub, Metallspänen und Korrosion zu schützen. Diese Schutzmaßnahmen sind entscheidend, um die Funktionsfähigkeit der Fahrzeugelektrik zu erhalten. Erreichen lässt sich das durch die Lagerung in der Halle oder durch Schutzabdeckungen wie CrashWrap (manche Betriebe stülpen sogar Ballons über Stecker und offene Anschlüsse). Welche Maßnahmen Sie auch ergreifen: Informieren Sie den Kunden und dokumentieren Sie diese Maßnahmen, um Vertrauen bei Kunden und Versicherern aufzubauen.

4. Prüfung der Kostenvoranschlagsgenauigkeit

Fehlende Arbeitsschritte im Kostenvoranschlag führen zu Nachträgen und Gewinneinbußen. Ihr Betrieb kann dem vorbeugen, indem Sie sicherstellen, dass Ihr Kostenvoranschlag gleich beim ersten Mal korrekt und vollständig ist. Der erste Schritt ist einer, den Sie immer wieder hören werden: Dokumentation. Sämtliche Arbeiten müssen lückenlos dokumentiert werden, um den Reparaturprozess klar abzubilden. Anschließend sollten Arbeitsschritte ohne gültige Arbeitszeit identifiziert und geklärt werden. Danach folgen die Prüfschritte, darunter:

• Prüfung des richtigen Arbeitszeitprofils.
• Bestätigung der korrekten Codierung von Arbeitsschritten und Teilen (OEM, AM, LKQ usw.).
• Überprüfung von Preisunterschieden und Verfügbarkeit der Teile.

Außerdem sollten Verbrauchsmaterialien in den Kostenvoranschlag aufgenommen werden – also alles, was Sie während der Reparatur verbrauchen oder was dabei beschädigt wird (Lack, Klebstoffe usw.). Prüfen Sie zudem, ob fremdvergebene Reparaturleistungen, Abschleppkosten und Standgebühren enthalten sind. Und nicht zuletzt: Denken Sie daran, für alle steuerpflichtigen Positionen die korrekten Steuern anzusetzen. Diese Schritte helfen Ihrem Team, einen umfassenden Kostenvoranschlag zu erstellen, der die tatsächlichen Reparaturkosten abbildet – damit Sie für Ihre gesamte Arbeit und die verwendeten Materialien bezahlt werden.

Kalkulationslösungen helfen dabei:

• Nachträge zu reduzieren
• Vorgaben einzuhalten
• die Durchlaufzeit zu verkürzen

5. Zusammenarbeit

Beziehen Sie während des gesamten Reparaturplanungsprozesses alle relevanten Beteiligten ein und halten Sie sie auf dem Laufenden. Das führt zu genaueren Kostenvoranschlägen, besseren Entscheidungen und reibungsloseren Abläufen. Zu den wichtigsten Beteiligten zählen Techniker, Sachbearbeiter, Teilelieferanten, Schadensregulierer und der Fahrzeughalter. Kurz gesagt: Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Dazu gehört auch, die erforderlichen Unterlagen zu prüfen und sicherzustellen, dass die notwendigen Schritte und Verfahren eingehalten werden. Jeder Beteiligte bringt eigenes Fachwissen und eine eigene Perspektive ein – so entsteht ein umfassender Reparaturplan und die Reparatur wird effizient und wirksam nach den Reparaturverfahren des Herstellers ausgeführt.

6. Einreichung und Freigabe

Nun ist es an der Zeit, den Kostenvoranschlag und den Reparaturplan zur Prüfung und Freigabe beim Kunden und (in manchen Fällen) bei der Versicherung oder einem Dritten einzureichen:

• Zunächst müssen die Unterlagen korrekt erstellt werden, damit die geltenden Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.
• Anschließend nehmen Sie Kontakt zum Kunden und/oder zur Versicherung auf, um den Reparaturplan zu besprechen und die Freigaben einzuholen.
• Sobald die Freigabe vorliegt, muss der Kostenträger der Übernahme der im Reparaturplan enthaltenen Kosten zustimmen.

Eine klare Kommunikation mit Kunden und Versicherern in dieser Phase unterstützt einen erfolgreichen und regelkonformen Reparaturprozess.

7. Ersatzteilbeschaffung

Die Freigabe liegt vor – und jetzt? Bestellen Sie Ersatzteile im hektischen „Feuerwehr“-Modus, lassen sich Angebote vom Händler faxen oder verbringen wertvolle Zeit in der Warteschleife, während ein Teilemitarbeiter „mal eben nachsieht“? Oder setzen Sie auf ein effizienteres Vorgehen mit einer Software, die die Teilebestellung beschleunigt, Verfügbarkeiten in Echtzeit anzeigt und einen Preisabgleich bietet?

Die Online-Teilebestellung strafft den Beschaffungsprozess, verkürzt die Durchlaufzeit und reduziert Fehler. Sobald die Teile eintreffen, sollten Sie sie eins zu eins mit den beschädigten Teilen abgleichen und die beschädigten Teile ordnungsgemäß entsorgen. Halten Sie Verzögerungen zudem gering, indem Sie Wagen oder Lagerflächen vorbereiten, auf denen die benötigten Teile für einen Reparaturauftrag geordnet bereitliegen.

8. Arbeitsverteilung

In diesem Schritt weisen Sie den passenden Techniker dem Auftrag zu, um die Effizienz zu optimieren und Qualität zu liefern. Fragen Sie sich vor der Entscheidung: „Verfügt dieses Teammitglied über die passenden Fähigkeiten und die nötige Kapazität?“ Wichtig ist außerdem, vor Reparaturbeginn die Position des Fahrzeugs im Ablaufplan des Betriebs zu berücksichtigen. Steht das Fahrzeug am richtigen Platz, um den Reparaturprozess durchzuführen? Falls nicht, nehmen Sie die nötigen Anpassungen vor, damit die Reparatur reibungslos läuft, Stillstandzeiten sinken und Ihr Team die Arbeiten effizient abschließen kann. Weisen Sie den passenden Techniker dem Auftrag zu, um die Effizienz zu optimieren und Qualität zu liefern.

9. Qualitätskontrolle im Prozess und Endkontrolle

Die Qualitätskontrolle ist während des gesamten Reparaturprozesses entscheidend: Sie stellt sicher, dass das Fahrzeug nach den Reparaturvorgaben des Herstellers instand gesetzt wurde. So vermeiden Sie teure Nacharbeiten und erfüllen die Kundenerwartungen – oder übertreffen sie. Dazu gehören Qualitätskontrollen (QC) im laufenden Prozess, bevor der nächste Arbeitsschritt beginnt. Ist die Reparatur abgeschlossen, sollte eine Endkontrolle bestätigen, dass alle Arbeiten korrekt ausgeführt wurden und den Qualitätsstandards entsprechen.

Ebenso wichtig ist an dieser Stelle eine Dokumentenprüfung, die bestätigt, dass alle erforderlichen Unterlagen vollständig und prüfbereit sind. Dieser Schritt ist unerlässlich für die Rechnungsstellung und für eine korrekte Aktenführung, bevor das Fahrzeug an den Kunden übergeben wird.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie Ihre Reparaturplanung standardisieren und optimieren wollen, sollten Sie Veränderungen strategisch und schrittweise angehen, um Störungen im Betrieb möglichst gering zu halten. Hier lohnt sich der Einsatz umfassender Lösungen, die alle Aspekte der Reparaturplanung abdecken. In Verbindung mit der Begleitung durch erfahrene Coaches und Berater ermöglichen diese Lösungen kontinuierliches Lernen und Anpassen – beides entscheidend für einen standardisierten (und optimierten!) Reparaturplanungsprozess. Verschaffen Sie sich mit OEM-Zertifizierungsprogrammen einen Wettbewerbsvorteil und erhalten Sie Zugang zu Werkzeugen, Wissen und Ressourcen, die das Wachstum Ihres Betriebs unterstützen.

Zu den Vorteilen von Zertifizierungen zählen:

• eine höhere Reparaturqualität
• optimierte Kostenvoranschläge
• der Erhalt der Fahrzeugintegrität
• die Sicherstellung einwandfreier Strukturreparaturen
• die Einhaltung der OEM-Reparaturvorgaben

Diese Vorgehensweisen steigern zudem die Rentabilität einzelner Aufträge und verbessern die Reparaturergebnisse, ohne Ihren Betriebsablauf spürbar zu stören.

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