Normalisation et optimisation de la planification des réparations

Il en résulte des inefficacités dans les pratiques actuelles de planification des réparations et une augmentation des suppléments, entraînant une perte de 39 millions de jours-homme. Cela équivaut à environ 1 337 vies individuelles et à environ 1,5 milliard de dollars de perte de productivité, le tout en une seule année. Cela crée beaucoup de temps perdu et, du point de vue de vos résultats, des bénéfices perdus.

Les véhicules d’aujourd’hui sont équipés de systèmes et de composants sophistiqués qui nécessitent des outils à jour et une connaissance des procédures de réparation, une tendance qui ne fera que se poursuivre. Des systèmes avancés d’aide à la conduite (ADAS) aux groupes motopropulseurs hybrides et électriques complexes, les véhicules exigent un niveau d’expertise plus élevé pour que les réparations soient effectuées en toute sécurité et correctement. Cela souligne l’importance de normaliser un processus de planification des réparations et de mettre les techniciens en position d’effectuer des réparations cohérentes, efficaces et de qualité.

Décomposer le processus de planification des réparations

La normalisation et l’optimisation de la planification des réparations permettent à votre centre de réparation de carrosserie de s’adapter à l’évolution de la technologie des véhicules et favorisent des réparations cohérentes, efficaces et de haute qualité. L’utilisation d’une approche structurée de la planification des réparations contribue à améliorer l’efficacité opérationnelle, la productivité des employés et la satisfaction globale des clients. De plus, la planification des réparations supprime les obstacles, améliore la collaboration, augmente l’accès aux données et favorise la responsabilisation.

Ces avancées profitent non seulement aux centres de réparation individuels, mais contribuent également à l’objectif plus large de normalisation de la planification des réparations dans l’ensemble du secteur, ce qui, en fin de compte, conduit à des réparations de véhicules plus sûres et plus fiables pour les consommateurs.

Consultez les étapes suivantes pour mettre en œuvre et optimiser une pratique de planification des réparations :

1. Enregistrement du client

La première étape de votre processus de planification des réparations doit consister à effectuer une réception active. Cela signifie faire le tour du véhicule avec le client, identifier les dommages préexistants et recueillir les détails de la collision. Cela doit toujours inclure une documentation écrite et des photos de qualité.

Cet enregistrement est l’occasion d’« épater » vos clients. Vous avez également la possibilité de connaître directement les détails de la collision auprès du propriétaire du véhicule. Définissez les attentes en donnant des informations claires sur ce qui se passe avec leur réparation. Les clients doivent comprendre quand vous allez les contacter et comment (SMS, e-mail, appels téléphoniques, etc.), la complexité de leur réparation et le nombre approximatif de jours pendant lesquels vous aurez le véhicule.

Il est important de garder à l’esprit, cependant, que chaque admission est différente. Réfléchissez à la façon dont vous pourriez ajuster votre formulation et votre approche lorsque vous parlez à des clients possédant des véhicules électriques ou hybrides. Quelles informations supplémentaires doivent-ils connaître ? Lorsque vous parlez au client, il est important de décomposer les informations pour lui et de lui demander : « Avez-vous des questions sur ce que nous faisons ? »

L’enregistrement est l’occasion d’« épater » vos clients, de définir les attentes et de fournir des informations claires.

2. Pré-démontage

Avant que tout démontage ait lieu, plusieurs étapes doivent être effectuées de manière cohérente. La première étape consiste à laver soigneusement le véhicule. Soigneusement signifie nettoyer les composants mécaniques, le dessous de caisse, tout ce qui pourrait créer une incertitude dans le processus d’inspection pré-diagnostique. La première partie du processus de pré-diagnostic est la numérisation. C’est là que le véhicule est inspecté pour les réparations antérieures, et tous les dommages sont cartographiés et documentés, y compris la documentation photographique. Cela aide à évaluer avec précision l’étendue des dommages et sert de référence précieuse tout au long du processus de réparation.

La première partie du processus de pré-diagnostic est la numérisation. C’est là que le véhicule est inspecté pour les réparations antérieures, et tous les dommages sont cartographiés et documentés.

3. Démontage

Le démontage est l’endroit où les choses sérieuses commencent. Vous avez probablement entendu différents points de vue sur ce que signifie un démontage à 100 %. Voici ce que recommandent les experts du secteur : toute pièce qui nécessite un retrait ou un démontage pour la réparation doit être traitée au cours de cette étape. Cela comprend les roues, les ailes, les portes, les pare-chocs et les calandres endommagés : chacun doit être entièrement démonté pour être réparé ou remplacé. Étiquetez clairement les pièces endommagées comme « rebut » ou « déchet » pour éviter qu’elles ne soient réutilisées par erreur.

Pendant le démontage, il est important d’être méthodique et cohérent dans votre approche. Même les tâches apparemment simples comme le remplacement d’un pare-chocs nécessitent un examen attentif des aspects de sécurité, tels que les renforts, les capteurs et l’identification des pièces à usage unique. Les véhicules plus récents sont souvent dotés de clips, de fixations et d’autres éléments de quincaillerie qui peuvent se casser lors d’une collision ou d’un démontage. Ces petites pièces sont faciles à négliger, ce qui entraîne des retards si elles ne sont pas commandées à l’avance.

Lors d’un démontage à 100 %, toute pièce qui nécessite un retrait ou un démontage pour la réparation doit être traitée.

Vous devrez séparer les pièces réutilisables et les pièces de remplacement et les organiser soigneusement à des fins de documentation. Il existe des solutions logicielles qui peuvent être d’excellents outils pour l’identification des pièces à usage unique, facilitant la communication entre les estimateurs et les techniciens, et garantissant que le plan de réparation correspond aux besoins de réparation. Selon les données d’une solution logicielle de pointe du secteur, 42 % des plans de réparation contiennent au moins une pièce à usage unique.

Pendant le démontage, vous devez consulter les documents structurels et procéduraux les plus récents du fabricant d’équipement d’origine (OEM) pour faciliter la prise de décisions (rangez les documents de réparation dans une pochette transparente pour faciliter la consultation). À partir de là, effectuez les mesures et les pré-tirages nécessaires et déterminez si un pré-alignement est nécessaire. Effectuez les opérations de retrait et d’installation (R&I) et triez les pièces endommagées, en les stockant en toute sécurité. Utilisez des conteneurs de stockage scellables pour les clips, les fixations et la quincaillerie. À partir de là, effectuez toutes les mesures, les pré-tirages ou les pré-alignements nécessaires pour déterminer à la fois l’étendue des dommages et les décisions de réparation par rapport au remplacement. Ces pratiques aident à maintenir l’organisation et l’efficacité pendant le processus de démontage.

Consultez les documents structurels et procéduraux les plus récents du fabricant d’équipement d’origine (OEM) pour faciliter la prise de décisions.

La protection du véhicule pendant qu’il est pris en charge par le centre de collision est une priorité absolue. Cela comprend la protection des connexions électriques contre les intempéries, la poussière, les copeaux de métal et la corrosion. La prise de ces mesures de protection est essentielle au maintien de la viabilité électrique du véhicule. Cela peut être réalisé grâce à un stockage à l’intérieur ou en utilisant des revêtements protecteurs comme CrashWrap (certains ateliers recouvrent même les prises et les raccords ouverts avec des ballons). Quelles que soient les mesures que vous prenez pour protéger le véhicule, il est important d’en informer le client et de documenter ces mesures afin d’établir une relation de confiance avec les clients et les assureurs.

4. Audit de l’exactitude de l’estimation

Les opérations manquées sur l’estimation entraînent des suppléments et une perte de bénéfices. Votre atelier peut aider à prévenir ces problèmes en s’assurant que votre estimation est exacte et complète dès la première fois. La première étape est celle que vous entendrez encore et encore : la documentation. Toutes les procédures doivent être soigneusement documentées afin de fournir un aperçu clair du processus de réparation. Ensuite, les opérations de main-d’œuvre sans temps de main-d’œuvre valide doivent être identifiées et traitées. Ensuite, les étapes de vérification, y compris :

Vérification du profil de main-d’œuvre correct.
Confirmation du codage précis des opérations de main-d’œuvre et des pièces (OEM, AM, LKQ, etc.).
Vérification des différences de prix et de la disponibilité des pièces.

De plus, il est important d’inclure les consommables dans l’estimation, les articles que vous utilisez ou qui sont endommagés pendant le processus de réparation (peinture, adhésifs, etc.). De plus, vérifiez que les estimations de réparation externalisées, le remorquage et le stockage sont ajoutés. Enfin, n’oubliez pas d’inclure les taxes correctes pour tous les articles taxables. Ces étapes aident votre équipe à rédiger une estimation complète qui reflète le coût réel de la réparation, en vous assurant que vous êtes payé pour tout votre travail et les matériaux utilisés.

Les solutions d’estimation aident à :

Réduire les suppléments
Maintenir la conformité
Améliorer le temps de cycle

5. Collaboration

Assurez-vous d’impliquer et d’informer toutes les parties concernées tout au long du processus de planification des réparations. Cela conduit à des estimations plus précises, à de meilleures décisions et à des opérations plus fluides. Les principales parties prenantes comprennent les techniciens de réparation, les estimateurs, les fournisseurs de pièces, les experts en sinistres et le propriétaire du véhicule. Ou, en bref, assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cela comprend l’examen de la documentation requise pour vérifier que les étapes et les procédures nécessaires sont suivies. Chaque partie prenante apporte une expertise et des points de vue uniques qui peuvent aider à créer un plan de réparation complet et à garantir que la réparation est effectuée de manière efficace et effective, en suivant les procédures de réparation du fabricant.

6. Soumissions et approbations

Il est maintenant temps de soumettre l’estimation et le plan de réparation pour examen et approbation par le client et (dans certains cas) la compagnie d’assurance ou un tiers :

Tout d’abord, les documents doivent être préparés avec précision pour maintenir la conformité aux lois et réglementations pertinentes.
Ensuite, contactez le client et/ou la compagnie d’assurance pour discuter du plan de réparation et obtenir les approbations.
Une fois que vous avez l’approbation, la partie responsable doit accepter de couvrir les coûts associés au plan de réparation.

Une communication claire avec les clients et les assureurs au cours de cette étape favorise un processus de réparation réussi et conforme.

7. Approvisionnement en pièces

Vous avez l’approbation, et maintenant ? S’agit-il de l’approche « les cheveux en feu » pour la commande de pièces, de demander à un concessionnaire de télécopier des devis ou de passer un temps précieux à attendre en ligne pendant qu’un vendeur de pièces « vérifie » ? Ou adoptez-vous une approche plus efficace, en utilisant un logiciel qui favorise une commande de pièces plus efficace, fournit une disponibilité en temps réel et offre une correspondance des prix ?

La commande de pièces en ligne rationalise le processus d’approvisionnement, améliore le temps de cycle et réduit les erreurs. Ensuite, une fois que vous avez reçu les pièces, il est important de les faire correspondre avec les pièces endommagées et de jeter correctement les pièces endommagées. Enfin, minimisez les retards en préparant des chariots ou des zones de stockage pour organiser les pièces nécessaires à un travail de réparation.

8. Répartition

C’est la partie où vous affectez le bon technicien au travail pour optimiser l’efficacité et fournir la qualité. Avant de choisir, demandez-vous : « Ce membre de l’équipe possède-t-il les compétences et la charge de travail appropriées ? » Il est également important de tenir compte, avant de commencer la réparation, de l’emplacement du véhicule dans le système de production de l’atelier. Le véhicule est-il au bon endroit pour effectuer le processus de réparation ? Si ce n’est pas le cas, effectuez les ajustements appropriés pour favoriser un processus de réparation fluide, réduire les temps d’arrêt et aider votre équipe à effectuer les réparations efficacement. Affectez le bon technicien au travail pour optimiser l’efficacité et fournir la qualité.

9. En cours de processus et CQ final

Le contrôle de la qualité est essentiel tout au long du processus de réparation, garantissant que le véhicule a été réparé conformément aux procédures du fabricant. Cela vous aide à éviter les retouches coûteuses et à répondre (ou à dépasser) les attentes des clients. Cela comprend l’exécution de contrôles de contrôle de la qualité (CQ) en cours de processus avant de faire progresser le processus de réparation. Une fois la réparation terminée, un contrôle de la qualité final doit être effectué pour vérifier que tout le travail est correct et répond aux normes de qualité.

À ce stade, il est également important de vérifier que les documents nécessaires sont en ordre et prêts à être examinés en effectuant un audit de fichier. Cette étape est essentielle pour la facturation et la tenue de registres précis avant de retourner le véhicule au client.

Quelle est la prochaine étape ?

Au fur et à mesure que vous naviguez dans la planification des réparations et que vous cherchez à normaliser et à optimiser le processus, gardez à l’esprit que vous devez aborder le changement de manière stratégique et progressive afin de minimiser les perturbations. C’est là que vous pouvez profiter de solutions complètes qui englobent tous les aspects de la planification des réparations. Ces solutions, associées aux conseils de coachs et consultants experts, offrent un apprentissage et une adaptation continus, autant d’éléments clés pour la mise en œuvre d’un processus de planification des réparations normalisé (et optimisé !). Donnez-vous un avantage concurrentiel grâce aux programmes de certification OEM et accédez à des outils, des connaissances et des ressources pour soutenir la croissance de votre établissement.

Les avantages des certifications comprennent :

Améliorer la qualité des réparations
Optimiser l’estimatique
Préserver l’intégrité du véhicule
Assurer l’intégrité de la réparation structurelle
Adhérer aux procédures de réparation OEM

Ces pratiques contribuent également à améliorer la rentabilité des emplois et à améliorer les résultats des réparations sans causer de perturbations importantes à vos opérations.

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