Wir alle wollen mehr: Zeit, Gewinn und Produktivität

Inzwischen haben die meisten von uns Schilder an Ladentüren gesehen, auf denen so etwas steht wie „Bitte haben Sie Geduld, wir sind derzeit unterbesetzt.“ Oder so ähnlich, oder? Das bedeutet: Die Ressourcen sind knapp. Und mit Ressourcen meinen wir die Mitarbeitenden, ihre Zeit und die Fähigkeit, die Arbeit zu erledigen. In den meisten Branchen – auch in Werkstätten, Restaurants, im Einzelhandel und anderswo – werden die Ressourcen, die für den Betrieb nötig sind, immer knapper. Für Karosseriewerkstätten bedeutet diese Unterbesetzung oft, dass die Techniker nur begrenzt verfügbar sind und die Betriebe längere Durchlaufzeiten haben oder – schlimmer noch – Aufträge verlieren.

Man muss keinen MBA einer erstklassigen Business School haben, um zu verstehen: Ein schlechtes Kundenerlebnis – etwa weil Kunden länger warten müssen als erwartet oder weil das Erlebnis sie vergrault – ist keine gute Geschäftspraxis und schon gar nicht nachhaltig.

In der Automobilbranche gilt: Sie sind damit nicht allein. Bei Personal, Zeit und Produktivität herrscht anhaltender Druck, der sich auf die Gesamtrentabilität auswirkt. Und dieser Druck auf die Ressourcen ist überall spürbar. Auch Autohäuser sind davon nicht ausgenommen. Ebenso arbeiten Teileabteilungen mit dünnerer Personaldecke. Die Bearbeitungszeiten für Bestellungen steigen – mit der Folge, dass Betriebe, zumindest jene, die den Umstieg auf die Online-Bestellung noch nicht vollzogen haben, länger als üblich in der Warteschleife hängen und den Reparaturprozess verlangsamen.

Klingt, als hinge alles zusammen, oder? Genau so ist es. Der Druck knapper Ressourcen sorgt für Reibung im Zusammenspiel zwischen Werkstätten und Händlern. Doch es gibt gute Nachrichten: Es existieren Werkzeuge und Lösungen, die Werkstätten und Händlern nicht nur helfen, klug und produktiv zusammenzuarbeiten, sondern auch auf neuen Wegen Ressourcen bestmöglich zu nutzen, zeitraubende Aufgaben zu minimieren und das Ergebnis zu verbessern.

Für die meisten bedeutet Zeit sparen in Wahrheit, weniger Zeit für bestimmte Aufgaben aufzuwenden. Es ist nicht wirklich „Zeit sparen“, sondern eher ein Umverteilen von Zeit in produktivere Tätigkeiten. In der Werkstatt heißt weniger Zeit am Telefon, beim Schreiben von E-Mails oder beim Nachbestellen von Teilen: mehr Zeit für Reparaturen, die die Rentabilität steigern. Im Autohaus bedeutet es mehr Zeit für mehr Kunden und mehr verkaufte Teile.

Ganz gleich, welche Rolle Sie im Teileeinkauf und Bestellprozess einnehmen – vom Einkäufer über den Verkäufer bis zum Monteur (vielleicht sogar zwei von dreien?) –, es ist unwahrscheinlich, dass Sie nicht nach Wegen suchen, mehr (schon wieder dieses Wort – mehr) aus den Ressourcen herauszuholen, die Ihnen und Ihrem Team zur Verfügung stehen. Und da Sie sich weder klonen noch per Fingerschnippen Ihre Belegschaft verdoppeln können, lohnt ein Blick auf die Werkzeuge, die es tatsächlich gibt und die Ihnen helfen sollen, mehr aus dem Arbeitstag zu machen.

Hier sind einige Ansätze, mit denen Sie Ressourcen bestmöglich nutzen und die Rentabilität steigern – selbst in Zeiten wie diesen, die von Wandel und Umbruch geprägt sind – und von denen Ihr Betrieb profitiert:

Setzen Sie auf eine effizientere Teilebestellung

Sehen Sie sich Werkzeuge an, die Werkstätten Zugriff auf die Katalogabbildungen der Hersteller geben und mit denen Nutzer Kataloge einfach aufrufen und im Kostenvoranschlag fehlende Teile erkennen können. Je genauer und vollständiger Sie früh im Reparaturprozess arbeiten, desto mehr Zeit sparen Sie. Es gibt nichts Schlimmeres als den Moment, in dem Ihnen plötzlich klar wird, dass Sie zurückgehen und Ihre Arbeit noch einmal machen müssen. Werkzeuge mit Zugriff auf die Katalogabbildungen der Hersteller helfen Ihnen, Anrufe und E-Mails an Händler zu reduzieren – so kann sich das Team auf beiden Seiten der Leitung auf die Arbeit konzentrieren, die Gewinn bringt. Zeit zu sparen ist natürlich gut, doch noch wichtiger ist die Frage, was Sie mit der gewonnenen Zeit anfangen.

Retouren reduzieren & Nachträge begrenzen

Verfügbare Werkzeuge und Lösungen wie die Bestellprüfung von VIN senken kostspielige Teileretouren und Nachträge, indem sie Teile markieren, die nicht zur VIN passen. So können Sie eine genauere Teilebestellung absenden, markierte Teile sehen, die nicht zum Fahrzeug passen, und Alternativteile einsehen – damit Ihre Bestellungen gleich beim ersten Mal vollständig und korrekt sind. Wenn Sie ein Teil bestellen, das nicht zum bearbeiteten Fahrzeug passt, müssen Sie es – logischerweise – zurücksenden und das richtige Teil neu bestellen.

Währenddessen läuft die Uhr weiter: Die Reparatur verzögert sich und damit wohl auch der Zeitpunkt, an dem Sie das Fahrzeug an den Halter zurückgeben. Das heißt außerdem, dass Sie oder jemand aus Ihrem Team Zeit von wertschöpfender Arbeit abziehen müssen, um den Verwaltungsaufwand zu bewältigen – das Teil zurückzusenden, das richtige zu bestellen und womöglich den Kunden anzurufen, um ihn über die Verzögerung zu informieren. Retouren und Nachträge kosten Sie Produktivität und Zeit – zwei Dinge, von denen die meisten Betriebe derzeit zu wenig haben.

Teileverfügbarkeit einsehen

Auch wenn Umfang und Tiefe dieser Informationen von Händler zu Händler variieren: Ein Werkzeug, mit dem Sie wissen, was auf Lager ist, hilft Ihnen, Aufträge wirksam zu planen und genauer mit Ihren Kunden zu kommunizieren. Mit Zugriff auf Verfügbarkeitsinformationen kennen Sie nicht nur den Lagerbestand der benötigten Teile, sondern können auch Ihre Durchlaufzeit korrekt einschätzen, Ihren Technikern mehr wertvolle Arbeitszeit für Reparaturen verschaffen und Kundenerwartungen steuern.

Auch der letzte Punkt wiegt schwer. Erwartungen abzustecken und diese Zusagen dann einzuhalten, trägt viel zu einer starken Kundenbeziehung bei. Wenn Sie eine Karosseriewerkstatt führen, haben Ihre Kunden meist etwas Belastendes oder zumindest Unangenehmes erlebt. Je reibungsloser Sie den gesamten Ablauf im Kontakt mit Ihrem Betrieb gestalten, desto mehr profitiert Ihr Ruf davon.

Nachgelagerte Vorteile für Händler & Fahrzeughalter

Wenn Sie jetzt denken: „Das klingt nach einem guten Weg, die Ressourcen in meinem Betrieb zu strecken“, dann liegen Sie genau richtig! In erster Linie helfen diese Ansätze den Werkstätten, doch es gibt weitere Vorteile, die über die höhere Effizienz hinausgehen, die Ihr Betrieb durch genauere Teilebestellungen, weniger Retouren & Nachträge und Einblick in die Lagerbestände gewinnt.

Wenn Sie Teile effizienter bestellen, helfen Sie auch dem Händler, denn er kann diese Bestellungen schneller und mit weniger Aufwand bearbeiten. Läuft die Teileabteilung des Autohauses effizienter, kommt dieser Effekt zweifellos irgendwann zu Ihnen zurück und hilft Ihnen langfristig noch mehr … etwa bei der nächsten Teilebestellung … und bei der übernächsten. Dasselbe gilt für Retouren: Weder Sie noch die Teileabteilung auf der Gegenseite müssen sie bearbeiten.

Fassen wir kurz zusammen:

Neue Werkzeuge für die Teilebestellung und Erweiterungen bestehender Lösungen helfen Ihrem Betrieb und der Teileabteilung des Autohauses dabei:

• Verwaltungsaufwand begrenzen (d. h. Aufgaben ohne Wertschöpfung)
• Redundant****e Aufgaben reduzieren, darunter Teileretouren oder Nachbestellungen
• Von höherer Effizienz profitieren: Sie arbeiten produktiver, weil Sie wissen, ob Teile verfügbar sind – das reduziert Anrufe & E-Mails

Und dann ist da noch der Fahrzeughalter (also: Ihr Kunde!): Sie müssen nicht zurückrudern und erklären, dass Sie das falsche Teil bestellt haben. Unangenehme Gespräche, die man gar nicht erst führen muss, sind die beste Art unangenehmer Gespräche. Wenn Sie Werkzeuge nutzen, die schnellere, effizientere Wege zur Teilebestellung UND mehr Informationen bieten, reichen die Vorteile über Ihre Karosseriewerkstatt hinaus. All das hilft Ihnen letztlich, Ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.