Tutti vogliamo di più: tempo, profitti e produttività

Ormai a quasi tutti sarà capitato di vedere cartelli sulle porte delle attività con scritto: “Si prega di avere pazienza, al momento siamo a corto di personale”. O qualcosa di simile, giusto? Significa che le risorse sono scarse. E per risorse intendiamo i dipendenti, il loro tempo e la capacità di portare a termine il lavoro. In molti settori, tra cui officine di riparazione, ristoranti, negozi e altri, le risorse necessarie per gestire l’attività sono sempre più limitate. Per le carrozzerie, questa carenza di personale spesso significa che la disponibilità dei tecnici è limitata e le officine hanno tempi di ciclo più lunghi o, peggio ancora, perdono clienti.

Ora, non serve un master in una prestigiosa business school per capire che offrire una cattiva esperienza al cliente facendolo aspettare più del previsto, o fornendo un servizio che lo allontana, non è una buona pratica commerciale e non è certamente sostenibile.

Nel settore automobilistico, sappi che non sei solo. C’è una pressione costante quando si parla di dipendenti, tempo e produttività, con un impatto sulla redditività complessiva dell’azienda. Questa carenza di risorse sta avvenendo ovunque. Le concessionarie non sono immuni da questo tipo di crisi. Anche i reparti ricambi lavorano con team ridotti. I tempi di elaborazione degli ordini sono in aumento, portando le officine — almeno quelle che non hanno ancora fatto il passaggio all’ordinazione online — a rimanere in attesa al telefono più a lungo del solito, rallentando il processo di riparazione.

Sembra quasi che sia tutto collegato, vero? Beh, lo è. Lo stress di avere risorse limitate aggiunge attrito al flusso di lavoro tra officine e concessionari. Ma c’è una buona notizia: esistono strumenti e soluzioni non solo per aiutare officine e concessionari a collaborare in modo intelligente e produttivo, ma anche in modi nuovi che aiutano a massimizzare le risorse, ridurre al minimo le attività che fanno perdere tempo e migliorare i profitti.

Per i più, risparmiare tempo significa in realtà dedicare meno tempo a determinate attività. Non si tratta esattamente di “risparmiare tempo”, ma piuttosto di riallocarlo in misure più produttive. In officina, passare meno tempo al telefono, a scrivere email o a riordinare ricambi significa avere più tempo per le riparazioni, il che porta a una maggiore redditività. In concessionaria, significa dedicare più tempo a più clienti e vendere più ricambi.

Indipendentemente dal tuo ruolo nel processo di acquisto e ordinazione dei ricambi — che tu sia acquirente, venditore o installatore (magari due su tre?) — è improbabile che tu non stia cercando modi per ottenere di più (ecco di nuovo quella parola: di più) dalle risorse a disposizione tua e del tuo team. E dato che non puoi clonarti o schioccare le dita per raddoppiare il personale, vale la pena considerare gli strumenti che esistono già e che sono progettati per aiutarti a ottenere di più dalla giornata lavorativa.

Ecco alcuni modi per massimizzare le risorse e promuovere una maggiore redditività — anche in tempi come questi, pieni di cambiamenti e transizioni — che offrono vantaggi alla tua officina:

Adotta un sistema di ordinazione ricambi più efficiente

Cerca strumenti che offrano alle officine l’accesso alle immagini delle sezioni dei cataloghi dei produttori e che consentano agli utenti di accedere facilmente ai cataloghi e identificare i ricambi mancanti in un preventivo. Più sarai preciso e completo all’inizio del processo di riparazione, più tempo potrai risparmiare. Non c’è niente di peggio di quel momento improvviso in cui ti rendi conto di dover tornare indietro e rimettere mano al progetto. Gli strumenti che ti danno accesso alle immagini delle sezioni dei cataloghi dei produttori ti aiutano a ridurre al minimo chiamate ed email ai concessionari, liberando il team — da entrambi i lati della linea — per concentrarsi sul lavoro che genera profitti. Risparmiare tempo è fantastico, ovviamente, ma ciò che puoi fare con il tempo guadagnato è ancora più importante.

Riduci i resi e limita i preventivi integrativi

Gli strumenti e le soluzioni disponibili, come il controllo degli ordini ricambi tramite VIN, riducono i costosi resi e le integrazioni segnalando i componenti che non corrispondono al telaio. Questo ti permette di inviare un ordine ricambi più accurato, vedere i pezzi segnalati come non adatti al veicolo e visualizzare alternative, il tutto per garantire che i tuoi ordini siano completi e corretti fin dalla prima volta. Se ordini un ricambio che non va bene per il veicolo su cui stai lavorando, devi — ovviamente — restituirlo e inviare un nuovo ordine per il pezzo corretto.

Nel frattempo l’orologio continua a correre, ritardando le riparazioni e, probabilmente, il momento in cui riconsegnerai il veicolo al proprietario. Questo significa anche che tu o qualcuno del tuo team dovrete sottrarre tempo al lavoro che genera reddito per occuparvi della seccatura amministrativa di restituire il pezzo, ordinare quello corretto e possibilmente chiamare il cliente per informarlo del ritardo. Resi e integrazioni ti costano in termini di produttività e tempo: due cose di cui la maggior parte delle officine non dispone a sufficienza in questo momento.

Accedi alla disponibilità dei ricambi

Sebbene questo livello di informazioni possa variare da concessionario a concessionario, l’utilizzo di uno strumento che ti permetta di sapere cosa c’è in magazzino ti aiuta a pianificare i lavori in modo efficace e a comunicare con i tuoi clienti con maggiore precisione. Quando hai accesso alle informazioni sulla disponibilità dei ricambi, non solo conosci la situazione delle scorte per i pezzi che ti servono, ma sei in grado di valutare accuratamente i tempi di ciclo, fornire ai tuoi tecnici più tempo operativo critico per le riparazioni e gestire le aspettative dei clienti.

Quest’ultimo punto è fondamentale. Definire le aspettative e poi mantenere le promesse contribuirà notevolmente a stabilire un forte rapporto con il cliente. Quando gestisci una carrozzeria, i tuoi clienti hanno probabilmente vissuto un’esperienza traumatica o, per lo meno, un inconveniente. Più riuscirai a garantire un processo fluido in tutte le interazioni con la tua officina, più la tua reputazione ne trarrà beneficio.

Vantaggi a valle per concessionari e proprietari di veicoli

Se stai pensando “queste idee sembrano un ottimo modo per ottimizzare le risorse della mia officina”, hai perfettamente ragione! Aiutano principalmente le officine, ma ci sono benefici secondari che vanno oltre l’aumento di efficienza che la tua attività sperimenterà grazie a una maggiore capacità di ordinare i ricambi con precisione, limitare resi e integrazioni e accedere ai livelli di inventario.

Quando ordini i ricambi in modo più efficiente, aiuti il concessionario permettendogli di elaborare gli ordini più velocemente e con meno intoppi. Se il reparto ricambi della concessionaria lavora in modo più efficiente, non c’è dubbio che l’impatto finirà per tornare a tuo favore e aiutarti ancora di più a lungo termine… come la prossima volta che ordinerai dei ricambi… e quella successiva. Lo stesso vale per i resi: non devi gestirli tu e non deve farlo nemmeno il reparto ricambi che li riceve.

Ricapitoliamo velocemente:

I nuovi strumenti di ordinazione ricambi e gli aggiornamenti alle soluzioni esistenti aiutano la tua officina e il reparto ricambi della concessionaria a:

• Limitare il lavoro amministrativo (ovvero le attività che non generano reddito)
• Ridurr****e le attività ridondanti, inclusi i resi di ricambi o gli ordini integrativi
• Sfruttare una maggiore efficienza, permettendoti di lavorare in modo più produttivo sapendo se i ricambi sono disponibili — limitando telefonate ed email

In più, c’è il proprietario del veicolo (ovvero il tuo cliente!): non dovrai tornare da lui a spiegare che hai ordinato il pezzo sbagliato. Le conversazioni imbarazzanti che non devi affrontare sono il miglior tipo di conversazione. Quando usi strumenti che offrono modi più rapidi ed efficienti per ordinare i ricambi E forniscono più informazioni, i vantaggi vanno oltre la tua carrozzeria. Tutto questo ti aiuta, alla fine, a offrire un’esperienza migliore ai tuoi clienti.