Wszyscy chcemy więcej: Czasu, Zysków i Produktywności

Większość z nas widziała już wywieszone na drzwiach firm tabliczki z napisami takimi jak „Prosimy o cierpliwość, obecnie mamy braki kadrowe” lub podobne, prawda? Oznacza to, że zasoby są ograniczone. A mówiąc o zasobach, mamy na myśli pracowników, ich czas i zdolność do wykonywania pracy. W większości branż, w tym w warsztatach naprawczych, restauracjach, handlu detalicznym i innych, zasoby potrzebne do prowadzenia działalności stają się coraz bardziej ograniczone. W przypadku warsztatów blacharsko-lakierniczych, te braki kadrowe często oznaczają ograniczoną dostępność techników, dłuższe czasy cyklu napraw lub, co gorsza, utratę klientów.

Nie trzeba mieć dyplomu MBA z najlepszej szkoły biznesu, aby zrozumieć, że zapewnianie złej obsługi klienta poprzez zmuszanie klientów do dłuższego niż oczekiwano oczekiwania lub oferowanie doświadczenia, które ich odstrasza, nie jest dobrą praktyką biznesową i z pewnością nie jest zrównoważone.

W branży motoryzacyjnej proszę zrozumieć, że nie są Państwo sami. Trwa ciągła presja w zakresie pracowników, czasu i produktywności, co wpływa na ogólną rentowność firmy. Presja na te zasoby występuje wszędzie. Dealerzy również nie są odporni na tego typu trudności. Działy części również działają z mniejszą liczbą pracowników. Czasy realizacji zamówień rosną, co prowadzi do tego, że warsztaty, przynajmniej te, które nie dokonały przejścia na zamówienia online, czekają na połączenie dłużej niż zwykle, spowalniając proces naprawy.

Brzmi to trochę tak, jakby wszystko było ze sobą połączone, prawda? Cóż, tak jest. Stres związany z ograniczonymi zasobami zwiększa tarcie w przepływie pracy między warsztatami a dealerami. Ale jest dobra wiadomość: istnieją narzędzia i rozwiązania, które nie tylko pomagają warsztatom i dealerom współpracować w inteligentny i produktywny sposób, ale także w nowy sposób, który pomaga maksymalizować zasoby, minimalizować czasochłonne zadania i poprawiać wyniki finansowe.

Dla większości oszczędność czasu oznacza tak naprawdę poświęcanie mniej czasu na niektóre zadania. Nie jest to dokładnie „oszczędzanie czasu”, ale raczej realokacja czasu na bardziej produktywne działania. W warsztacie, poświęcanie mniej czasu na rozmowy telefoniczne, pisanie e-maili czy ponowne zamawianie części oznacza więcej czasu na naprawy, co prowadzi do większej rentowności. W salonie dealerskim oznacza to więcej czasu z większą liczbą klientów i sprzedaż większej liczby części.

Niezależnie od tego, jaką rolę pełnią Państwo w procesie zakupu i zamawiania części – od kupującego, przez sprzedawcę, po instalatora (nawet dwie z trzech?) – jest mało prawdopodobne, aby nie szukali Państwo sposobów na uzyskanie więcej (znowu to słowo – więcej) z zasobów dostępnych dla Państwa i Państwa zespołu. A ponieważ nie mogą się Państwo sklonować ani pstryknąć palcami i podwoić liczby pracowników, warto rozważyć narzędzia, które istnieją i są zaprojektowane, aby pomóc Państwu uzyskać więcej z dnia pracy.

Oto kilka sposobów na maksymalizację zasobów i promowanie większej rentowności – nawet w czasach takich jak obecne, pełnych zmian i transformacji – które przynoszą korzyści Państwa warsztatowi:

Wdrażanie bardziej efektywnego zamawiania części

Proszę zapoznać się z narzędziami, które zapewniają warsztatom dostęp do obrazów sekcji katalogów producentów i umożliwiają użytkownikom łatwy dostęp do katalogów oraz identyfikację części brakujących w kosztorysie. Im dokładniejsi i bardziej kompletni będą Państwo na wczesnym etapie procesu naprawy, tym więcej czasu można zaoszczędzić. Nie ma nic gorszego niż nagłe uświadomienie sobie, że trzeba wrócić i przerobić projekt. Narzędzia, które zapewniają dostęp do obrazów sekcji katalogów producentów, pomagają zminimalizować połączenia telefoniczne i e-maile do dealerów, uwalniając zespół – po obu stronach – do skupienia się na pracy, która przynosi zyski. Oszczędność czasu jest oczywiście świetna, ale to, co można zrobić z dodatkowym czasem, jest jeszcze ważniejsze do przemyślenia.

Ograniczenie zwrotów i uzupełnień

Dostępne narzędzia i rozwiązania, takie jak weryfikacja zamówień części według numeru VIN, zmniejszają kosztowne zwroty części i uzupełnienia, oznaczając części, które nie pasują do numeru VIN. Umożliwia to wysłanie dokładniejszego zamówienia części, zobaczenie oznaczonych części, które nie pasują do pojazdu, oraz przeglądanie alternatywnych części, a wszystko to ma na celu zapewnienie, że Państwa zamówienia części są kompletne i dokładne za pierwszym razem. Jeśli zamówią Państwo część, która nie pasuje do pojazdu, nad którym Państwo pracują, muszą Państwo – oczywiście – zwrócić tę część i złożyć nowe zamówienie na właściwą część.

Tymczasem zegar tyka, opóźniając naprawy i, prawdopodobnie, czas zwrotu pojazdu właścicielowi. Oznacza to również, że Państwo lub ktoś z Państwa zespołu musi poświęcić czas, który mógłby generować przychody, na administracyjne kłopoty związane ze zwrotem części, zamówieniem właściwej i ewentualnym poinformowaniem klienta o opóźnieniu. Zwroty i uzupełnienia kosztują Państwa produktywność i czas – dwie rzeczy, których większości warsztatów obecnie brakuje.

Dostępność części

Chociaż poziom tych informacji i wglądu może się różnić w zależności od dealera, korzystanie z narzędzia, które pozwala Państwu wiedzieć, co jest na stanie, pomaga skutecznie planować prace i komunikować się z klientami z większą dokładnością. Kiedy mają Państwo dostęp do informacji o dostępności części, nie tylko znają Państwo sytuację magazynową potrzebnych części, ale są Państwo w stanie dokładnie ocenić swój czas cyklu, zapewnić technikom więcej krytycznego czasu pracy na naprawy i zarządzać oczekiwaniami klientów.

To ostatnie jest również bardzo ważne. Ustalenie oczekiwań, a następnie dotrzymanie tych obietnic, prawdopodobnie w znacznym stopniu przyczyni się do nawiązania silnych relacji z klientami. Kiedy prowadzą Państwo warsztat blacharsko-lakierniczy, Państwa klienci prawdopodobnie doświadczyli czegoś traumatycznego lub, co najmniej, niewygodnego. Im więcej mogą Państwo zrobić, aby zapewnić płynny proces podczas ich interakcji z Państwa warsztatem, tym bardziej skorzysta na tym Państwa reputacja.

Korzyści dla dealerów i właścicieli pojazdów

Jeśli myślą Państwo: „te pomysły brzmią jak świetny sposób na rozszerzenie zasobów w moim warsztacie”, mają Państwo rację! Pomagają one przede wszystkim warsztatom, ale istnieją również wtórne korzyści, które wykraczają poza zwiększoną wydajność, jaką Państwa warsztat osiągnie dzięki większej zdolności do dokładnego zamawiania części, ograniczania zwrotów i uzupełnień oraz uzyskiwania dostępu do poziomów zapasów części.

Kiedy zamawiają Państwo części bardziej efektywnie, pomagają Państwo dealerowi, umożliwiając mu szybsze i bezproblemowe przetwarzanie tych zamówień. Jeśli dział części dealera działa wydajniej, nie ma wątpliwości, że ostatecznie wpłynie to również na Państwa korzyść w dłuższej perspektywie… na przykład następnym razem, gdy zamówią Państwo części… i następnym razem. To samo dotyczy zwrotów: nie muszą Państwo ich przetwarzać, ani też dział części po stronie odbiorcy.

Podsumujmy szybko:

Nowe narzędzia do zamawiania części i ulepszenia istniejących rozwiązań pomagają Państwa warsztatowi i działowi części dealera:

• Ograniczyć pracę administracyjną (tj. zadania niegenerujące przychodów)
• Zredukować zbędne zadania, w tym zwroty części lub zamówienia uzupełniające
• Wykorzystać większą wydajność, umożliwiając bardziej produktywną pracę dzięki wiedzy o dostępności części – ograniczając połączenia telefoniczne i e-maile

Ponadto jest właściciel pojazdu (czyli Państwa klient!): nie muszą Państwo wracać i wyjaśniać, że zamówili Państwo niewłaściwą część. Niezręczne rozmowy, których nie muszą Państwo prowadzić, to najlepszy rodzaj niezręcznych rozmów. Kiedy używają Państwo narzędzi, które zapewniają szybsze, bardziej efektywne sposoby zamawiania części ORAZ dostarczają więcej informacji, korzyści wykraczają poza Państwa warsztat blacharsko-lakierniczy. Wszystko to pomaga Państwu zapewnić lepsze doświadczenie klientom.