Todos queremos más: tiempo, beneficios y productividad

A estas alturas, la mayoría de nosotros hemos visto carteles colgados en las puertas de los negocios que dicen cosas como “Por favor, sea paciente, actualmente nos falta personal”. O algo similar, ¿verdad? Significa que los recursos escasean. Y por recursos, nos referimos a los empleados, su tiempo y la capacidad de realizar el trabajo. En la mayoría de los sectores, incluidos los talleres de reparación, restaurantes y minoristas, entre otros, los recursos necesarios para gestionar el negocio son cada vez más limitados. Para los talleres de reparación de carrocería, esta falta de personal a menudo significa que la disponibilidad de los técnicos es limitada y los talleres están operando con tiempos de ciclo más largos o, lo que es peor, perdiendo clientes.

Ahora bien, no hace falta tener un MBA de una escuela de negocios de primer nivel para entender que ofrecer una mala experiencia al cliente haciéndole esperar más de lo previsto, o proporcionar una experiencia que ahuyente a los clientes, no es una buena práctica empresarial y, desde luego, no es sostenible.

En la industria del automóvil, entienda que no está solo. Existe una presión constante en lo que respecta a los empleados, el tiempo y la productividad, lo que afecta a la rentabilidad global del negocio. Esta presión sobre los recursos también se está produciendo en todas partes. Los concesionarios no son inmunes a este tipo de crisis. Los departamentos de recambios también funcionan con plantillas más reducidas. Los tiempos de procesamiento de los pedidos están aumentando, lo que provoca que los talleres —al menos los que no han hecho la transición al pedido online— permanezcan en espera más tiempo de lo habitual, ralentizando el proceso de reparación.

Parece que todo está conectado, ¿verdad? Pues lo está. El estrés de tener recursos limitados añade fricción al flujo de trabajo entre talleres y concesionarios. Pero hay buenas noticias: existen herramientas y soluciones que no solo ayudan a talleres y concesionarios a trabajar juntos de forma inteligente y productiva, sino también de nuevas maneras que ayudan a maximizar los recursos, minimizar las tareas que consumen tiempo y mejorar el beneficio neto.

Para la mayoría, ahorrar tiempo significa en realidad dedicar menos tiempo a ciertas tareas. No es exactamente “ahorrar tiempo”, sino más bien reasignar el tiempo a medidas más productivas. En el taller, dedicar menos tiempo al teléfono, a escribir correos electrónicos o a volver a pedir piezas significa más tiempo para reparaciones que conducen a una mayor rentabilidad. En el concesionario, significa más tiempo con más clientes y vender más recambios.

Independientemente de cuál sea su función en el proceso de compra y pedido de piezas —desde el comprador al vendedor o al instalador (¿quizás dos de las tres?)—, es poco probable que no esté buscando formas de obtener más (ahí está esa palabra de nuevo: más) de los recursos que usted y su equipo tienen disponibles. Y dado que no puede clonarse a sí mismo ni chasquear los dedos y duplicar su plantilla, vale la pena considerar las herramientas que sí existen y están diseñadas para ayudarle a sacar más provecho de la jornada laboral.

Aquí tiene algunas formas de ayudar a maximizar los recursos y fomentar una mayor rentabilidad —incluso en tiempos como estos, llenos de cambios y transiciones— que aportan beneficios a su taller:

Adopte un sistema de pedido de piezas más eficiente

Busque herramientas que proporcionen a los talleres acceso a las imágenes de las secciones del catálogo del fabricante y permitan a los usuarios acceder fácilmente a los catálogos e identificar las piezas que faltan en un presupuesto. Cuanto más preciso y completo sea al principio del proceso de reparación, más tiempo podrá ahorrar. No hay nada peor que ese momento repentino en el que se da cuenta de que tiene que volver atrás y rehacer su proyecto. Las herramientas que le dan acceso a las imágenes de las secciones del catálogo del fabricante le ayudan a minimizar las llamadas y los correos electrónicos a los concesionarios, liberando al equipo —en ambos extremos de la línea— para que se centre en el trabajo que genera beneficios. Ahorrar tiempo es fantástico, por supuesto, pero lo que puede hacer con ese tiempo adicional es aún más importante.

Reduzca las devoluciones y limite los suplementos

Las herramientas y soluciones disponibles, como la depuración de pedidos de piezas por VIN, reducen las costosas devoluciones de piezas y los suplementos al marcar las piezas que no coinciden con el VIN. Esto le permite enviar un pedido de piezas más preciso, ver las piezas marcadas que no encajan en el vehículo y visualizar piezas alternativas, todo ello para ayudar a garantizar que sus pedidos de piezas sean completos y precisos a la primera. Si pide una pieza que no encaja en el vehículo en el que está trabajando, tendrá que —obviamente— devolver esa pieza y enviar un nuevo pedido para la pieza correcta.

Mientras tanto, el reloj sigue corriendo, retrasando las reparaciones y, probablemente, el momento en que devolverá el vehículo a su propietario. Esto también significa que usted o alguien de su equipo debe dedicar tiempo, restándolo de tareas que generan ingresos, para realizar el trámite administrativo de devolver la pieza, pedir la correcta y, posiblemente, llamar al cliente para informarle del retraso. Las devoluciones y los suplementos le cuestan productividad y tiempo, dos cosas de las que la mayoría de los talleres no andan sobrados en este momento.

Acceda a la disponibilidad de piezas

Aunque este nivel de información y conocimiento puede variar de un concesionario a otro, el uso de una herramienta que le permita saber qué hay en stock le ayuda a programar los trabajos de forma eficaz y a comunicarse con sus clientes con mayor precisión. Cuando tiene acceso a la información sobre la disponibilidad de las piezas, no solo conoce la situación del stock de las piezas que necesita, sino que puede evaluar con precisión su tiempo de ciclo, proporcionar a sus técnicos un tiempo de actividad más crítico para las reparaciones y gestionar las expectativas de los clientes.

Este último punto también es fundamental. Establecer unas expectativas realistas y cumplir después esas promesas contribuirá en gran medida a forjar una relación sólida con el cliente. Cuando se gestiona un taller de carrocería, es probable que sus clientes hayan pasado por algo traumático o, como mínimo, molesto. Cuanto más pueda hacer para ofrecer un proceso fluido en todas sus interacciones con el taller, más se beneficiará su reputación.

Ventajas derivadas para concesionarios y propietarios de vehículos

Si está pensando que “estas ideas parecen una forma estupenda de ampliar los recursos de mi taller”, ¡está en lo cierto! Ayudan principalmente a los talleres, pero existen beneficios secundarios que van más allá del aumento de la eficiencia que experimentará su taller gracias a una mayor capacidad para pedir piezas con precisión, limitar las devoluciones y suplementos, y obtener acceso a los niveles de inventario de piezas.

Cuando pide piezas de forma más eficiente, está ayudando al concesionario al permitirle procesar estos pedidos con mayor rapidez y menos complicaciones. Si el departamento de recambios del concesionario funciona de forma más eficiente, no hay duda de que el impacto acabará repercutiendo y ayudándole aún más a largo plazo… como la próxima vez que pida piezas… y la siguiente. Lo mismo ocurre con las devoluciones: usted no tiene que procesarlas y el departamento de recambios que las recibe, tampoco.

Recapitulemos rápidamente:

Las nuevas herramientas de pedido de piezas y las actualizaciones de las soluciones existentes ayudan a su taller y al departamento de recambios del concesionario a:

• Limitar el trabajo administrativo (es decir, tareas que no generan ingresos)
• Reduci****r las tareas redundantes, incluidas las devoluciones de piezas o los pedidos suplementarios
• Aprovechar una mayor eficiencia, lo que le permite trabajar de forma más productiva al saber si las piezas están disponibles, limitando las llamadas telefónicas y los correos electrónicos

Además, está el propietario del vehículo (es decir, ¡su cliente!): no tendrá que volver atrás y explicarle que pidió la pieza equivocada. Las conversaciones incómodas que no hace falta tener son el mejor tipo de conversaciones incómodas. Cuando utiliza herramientas que ofrecen formas más rápidas y eficientes de pedir piezas Y proporcionan más información, los beneficios van más allá de su taller de reparación de carrocería. Todo esto le ayuda a ofrecer, en última instancia, una mejor experiencia a sus clientes.