Jak zoptymalizować Państwa dział części

Większość działów części posiada swoje preferowane narzędzia do zamawiania części – jedno do napraw powypadkowych, jedno do mechanicznych, a nawet więcej – których zespół używa do przyjmowania, przetwarzania i realizacji zamówień. W teorii jest to proste: zamówienia napływają, zespół szybko reaguje, a części są wysyłane. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy sprawy nie toczą się tak gładko, i nie z powodu błędu zespołu ds. części. Jak większość wie, zarządzanie zamówieniami części może szybko stać się czasochłonnym problemem, zwłaszcza gdy weźmie się pod uwagę frustrujący proces płatności za części, zbyt wiele systemów, które ze sobą nie współpracują, brak wglądu w trendy biznesowe i zachowania klientów, lub, co gorsza, problemy z utrzymaniem klientów i ograniczone zasoby do rozwiązania tych kwestii. To tylko kilka obszarów, w których dział części mógłby skorzystać z niewielkiej optymalizacji – a to oznacza zwiększenie efektywności, produktywności i rentowności.

Oto kilka wskazówek dotyczących optymalizacji dealerstwa, które mają duży wpływ na Państwa działalność i doświadczenia klientów:

Usprawnianie transakcji częściami

W częściach i komponentach samochodowych wbudowana jest pozornie nieskończona złożoność. Nawet łańcuch dostaw, który przemieszcza każdą część, jest imponująco wyrafinowany. Ostatecznie można by pomyśleć, że płacenie za części – faktyczna transakcja między warsztatem a dealerem – byłoby, cóż, najłatwiejszą częścią. Nie tak szybko. Proces płatności za zamówienia części (jak zgadzają się warsztaty i dealerzy) jest daleki od prostoty. Niewydajne i przestarzałe praktyki przetwarzania płatności nadal są dominującą metodą dla wielu warsztatów i dealerów. Niezależnie od tego, czy oznacza to, że dostawca siedzi w warsztacie i czeka na gotówkę, czy wystawianie i wysyłanie papierowych faktur (nieznanych z efektywności), wskazuje to na wyraźną potrzebę usprawnień procesowych. Gdy Państwa dealerstwo jest wyposażone do szybkiej obsługi transakcji częściami, ułatwia to proces Państwa warsztatom i zespołowi, dając wszystkim więcej czasu na pracę i osiąganie lepszych wyników.

Nowe rozwiązania w zakresie przetwarzania płatności za części oferują bezpieczne, usprawnione podejścia, które są zarówno przyjazne dla użytkownika, jak i opłacalne. Proszę tylko pomyśleć, co mógłby zrobić zespół, gdyby nie był obciążony ręcznym przetwarzaniem transakcji? Ile czasu mogliby Państwo zaoszczędzić w ciągu dnia, gdyby mogli Państwo zautomatyzować proces zamawiania, płatności i rozliczania? Już sam wzrost wydajności wynikający ze skrócenia cykli należności przyniósłby znaczące korzyści. Gdy Państwa dealerstwo jest wyposażone do szybkiej obsługi transakcji częściami, znacznie ułatwia to proces Państwa warsztatom i zespołowi.

Wykorzystywanie analityki biznesowej

Mówiąc prościej: proszę znać swoje liczby i swoich klientów. Narzędzia analityki biznesowej (BI) dostarczają informacji, które w innym przypadku są niedostępne lub wymagają przeszukiwania danych DMS. Ponadto rozwiązania BI robią więcej niż tylko pokazują liczby sprzedaży; BI pomaga Państwa zespołowi monitorować zachowania i trendy klientów, śledzić interakcje z klientami i być świadomym kluczowych punktów danych, które podkreślają kondycję Państwa biznesu części.

Łatwo jest dać się pochłonąć codziennej pracy, co sprawia, że łatwo przeoczyć trendy wpływające na sprzedaż, zwłaszcza jeśli trzeba szukać danych. Gdyby jeden z Państwa niegdyś niezawodnych klientów zaczął stopniowo zmniejszać wolumen zamówień, czy wiedzieliby Państwo o tym? Klienci mówią swoimi portfelami i nie zawsze jest to oczywiste, dopóki nie jest za późno. To właśnie tutaj BI robi różnicę. Oferując jasny wgląd w Państwa wyniki hurtowe, wiodące rozwiązania dostarczają potrzebnych informacji w interaktywnych pulpitach nawigacyjnych i raportach, którymi można się dzielić. Sprowadza się to po prostu do posiadania narzędzi, które pomagają podejmować proaktywne, świadome decyzje, dając Państwu pewność znajomości swojego biznesu.

Angażowanie się w marketing retencyjny klientów

Mogą Państwo pomyśleć: „dobrze, świetnie, znam swoje liczby i wiem, które obszary i którzy klienci potrzebują uwagi”. Ale myślą Państwo również: „nie mogę dotrzeć do wszystkich ani odwiedzić wszystkich moich warsztatów z pudełkiem pączków i kawą”. To prawda, ale kompleksowe rozwiązania marketingowe mogą wykonać pracę za Państwa, zwłaszcza w przypadku kampanii ponownego zaangażowania klientów. Co więcej, jest jeszcze lepiej! Rozwiązania marketingowe dla klientów, które są zaprojektowane do targetowania Państwa obecnych klientów, nie tylko tworzą nowe punkty kontaktu z uśpionymi klientami, ale także wspierają opłacalny wzrost sprzedaży. Dane pokazują, że ponowne zaangażowanie obecnych klientów jest najskuteczniejszym sposobem na rozwój Państwa biznesu części poprzez kampanie marketingowe.

Dlaczego? Państwa obecni klienci, średnio, wydają znacznie więcej na części rocznie niż nowo pozyskani klienci. Ponadto, bardziej opłacalne jest angażowanie obecnych klientów niż pozyskiwanie nowych. Przyciągnięcie nowego biznesu – który może nie opłacić się w dłuższej perspektywie – wymaga więcej zasobów i roboczogodzin niż praca z klientami zaznajomionymi z Państwa działem części.

Na rynku dostępne są nowe rozwiązania, które wykorzystują Państwa obecne dane e-commerce do targetowania istniejących klientów poprzez zautomatyzowane, profesjonalnie przygotowane kampanie e-mailowe. Komunikaty te mogą obejmować kampanie ponownego zaangażowania „Tęsknimy za Państwem” lub tematyczne wiadomości promocyjne, które mogą przyciągnąć biznes z powrotem do Państwa dealerstwa. Proszę tylko pomyśleć: Kiedy ostatnio skontaktowali się Państwo ze znaczną liczbą swoich obecnych warsztatów? Nie chodzi o to, że Państwo nie chcą, po prostu nie jest to praktyczne. Dlatego kompleksowe rozwiązania marketingowe stają się kluczowe dla rozwoju działu części: mogą Państwo bezpośrednio dotrzeć do swoich klientów i strategicznie rozwijać swój biznes, nie nadwyrężając zbytnio swojego czasu, budżetu ani personelu.

Łączenie Państwa obecnych systemów

Czasami może się wydawać, że technologia jest zarówno rozwiązaniem, jak i problemem, a przynajmniej przeszkodą. Mają Państwo kilka systemów do zarządzania zamówieniami części, a niektóre z nich nie „rozmawiają ze sobą” ani nie integrują się, tworząc ręczną pracę, którą mieli Państwo nadzieję, że technologia wyeliminuje. To jest minus. Plusem jest to, że dostawcy technologii w branży są świadomi problemu i opracowali rozwiązania w celu zapewnienia łączności systemów. Gdy systemy są zintegrowane, Państwa dział części może działać szybciej, z większą dokładnością i ograniczyć błędy, które powodują opóźnienia. Obecne rozwiązania są zaprojektowane do łączenia rozwiązań sprzedaży części e-commerce z platformami DMS. Tworzy to łączność, której Państwo potrzebują, aby:

• Szybko (lub nawet automatycznie) tworzyć wyceny zamówień części
• Oferować dokładne odzwierciedlenie Państwa zapasów
• Zmniejszyć prawdopodobieństwo błędu ludzkiego (takiego jak literówki przy ponownym wprowadzaniu zamówień)
• Ograniczyć liczbę zwrotów do przetworzenia

Ulepszona łączność ogranicza błędy – oczywiście to świetnie! – ale wzrost wydajności pozwala Państwa zespołowi skupić się na bardziej znaczących zadaniach, takich jak zwiększanie sprzedaży. Te narzędzia stawiają Państwa pracowników w pozycji, w której mogą wykorzystać swoją wiedzę i spostrzeżenia dotyczące części, aby wspierać swoich klientów.

Optymalizacja polega na wypełnianiu luk i usuwaniu przeszkód

Optymalizacja działu części niekoniecznie polega na znajdowaniu i wprowadzaniu radykalnych zmian. Optymalizacja polega na wykorzystywaniu tego, w czym są Państwo dobrzy, wzmacnianiu tych obszarów i usuwaniu przeszkód. Czy Państwa zespół potrafi sprzedawać części i zarządzać relacjami z klientami? Oczywiście! Czy proces płatności zawsze przebiega gładko? Nie. Ale to nie oznacza, że należy wszystko wyrzucić. Jednak prawdopodobnie nadszedł czas, aby zidentyfikować sposoby optymalizacji procesu. Jak wspomnieliśmy powyżej, jest to obszar potrzeb, który zarówno warsztaty, jak i dealerzy (rutynowo) wskazują jako źródło komplikacji. Jak zauważono, istnieje wiele przykładów, gdzie pewne procesy mają małe luki, które po skorygowaniu przynoszą pozytywne rezultaty dla biznesu. Optymalizacja dealerstwa polega na wypełnianiu tych luk i usuwaniu przeszkód, pozwalając Państwa zespołowi robić to, co robi najlepiej: efektywnie i profesjonalnie sprzedawać części oraz świadczyć fachową obsługę klientom warsztatów.