Cómo optimizar su departamento de recambios

La mayoría de los departamentos de recambios tienen sus herramientas habituales para el pedido de piezas (una para colisión, otra para mecánica y otras adicionales) que el equipo utiliza para recibir, procesar y completar los pedidos. En teoría, es sencillo: llegan los pedidos, el equipo responde rápidamente y las piezas salen. Sin embargo, hay ocasiones en las que las cosas no funcionan con tanta fluidez, y no porque el equipo de recambios haya cometido un error. Como la mayoría sabe, la gestión de los pedidos de recambios puede convertirse rápidamente en una complicación que consume mucho tiempo, especialmente cuando se tiene en cuenta un proceso de pago de piezas frustrante, el uso de demasiados sistemas que no funcionan entre sí, la falta de visibilidad de las tendencias del negocio y los comportamientos de los clientes o, lo que es peor, problemas de retención de clientes y recursos limitados para abordar el asunto. Estas son solo algunas de las áreas en las que su departamento de recambios podría beneficiarse de un poco de optimización, lo que significa ser más eficiente, productivo y rentable.

A continuación, presentamos algunos consejos para la optimización del concesionario que tienen un gran impacto en sus operaciones y en la experiencia de sus clientes:

Agilización de las transacciones de recambios

Las piezas y componentes de automoción conllevan una complejidad aparentemente infinita. Incluso la cadena de suministro que mueve cada pieza es impresionantemente sofisticada. Al final, se podría pensar que pagar las piezas (la transacción real entre el taller y el concesionario) sería, bueno, la parte fácil. No tan rápido. El proceso de pago para el pedido de recambios (según coinciden talleres y concesionarios) es cualquier cosa menos sencillo. Las prácticas de procesamiento de pagos ineficientes y obsoletas siguen siendo el método predominante para muchos talleres y concesionarios. Ya sea que esto signifique tener a un repartidor sentado en el taller esperando el efectivo o emitir y enviar facturas en papel (que no destacan por su eficiencia), esto demuestra una clara necesidad de mejorar los procesos. Cuando su concesionario está equipado para gestionar las transacciones de recambios con rapidez, facilita el proceso para sus talleres y su equipo, lo que permite que todos tengan más tiempo para trabajar y ofrecer mejores resultados.

Las nuevas soluciones de procesamiento de pagos de recambios ofrecen enfoques seguros y optimizados que son a la vez fáciles de usar y rentables. Piense por un momento: ¿qué podría hacer el equipo si no estuviera empantanado por el procesamiento manual de transacciones? ¿Cuánto tiempo podría recuperar en su jornada si pudiera automatizar el proceso de pedido, pago y conciliación? Solo el aumento de la eficiencia derivado de la reducción de los ciclos de cobro de las cuentas a cobrar ya supondría un gran avance. Cuando su concesionario está equipado para gestionar las transacciones de recambios con rapidez, facilita mucho el proceso para sus talleres y su equipo.

Aprovechamiento de la inteligencia empresarial

Una forma sencilla de decir esto es: conozca sus cifras y conozca a sus clientes. Las herramientas de inteligencia empresarial (BI) proporcionan información que, de otro modo, no estaría disponible o requeriría examinar minuciosamente los datos del DMS. Además, las soluciones de BI hacen más que mostrarle las cifras de ventas; la BI ayuda a su equipo a supervisar los comportamientos y tendencias de los clientes, realizar un seguimiento de las interacciones con ellos y mantenerse al tanto de los puntos de datos clave que reflejan la salud de su negocio de recambios.

No se tarda mucho en verse absorbido por la jornada laboral, lo que facilita que se pasen por alto las tendencias que afectan a sus ventas, especialmente si tiene que indagar para encontrar los datos. Si uno de sus clientes, antes fiable, empieza a reducir gradualmente el volumen de pedidos, ¿lo sabría? Los clientes hablan con sus carteras y no siempre es obvio hasta que es demasiado tarde. Aquí es donde la BI marca la diferencia. Al ofrecer una visión clara de su rendimiento mayorista, las soluciones líderes proporcionan la información que necesita en cuadros de mando interactivos e informes que se pueden compartir. En definitiva, se trata de disponer de herramientas que le ayuden a tomar decisiones proactivas e informadas, dándole la confianza de conocer su negocio.

Participación en el marketing de retención de clientes

Puede que esté pensando: «vale, genial, conozco mis cifras y sé qué áreas y qué clientes necesitan atención». Pero también estará pensando: «no puedo ponerme en contacto con todo el mundo ni pasarme por todos mis talleres con una caja de donuts y café». Es cierto, pero las soluciones de marketing llave en mano pueden hacer el trabajo por usted, especialmente en las campañas de recuperación de clientes. ¡Y aún hay más! Las soluciones de marketing de clientes diseñadas para dirigirse a sus clientes actuales no solo crean nuevos puntos de contacto con clientes inactivos, sino que también apoyan un crecimiento de las ventas rentable. Los datos demuestran que volver a captar a los clientes actuales es la forma más eficaz de hacer crecer su negocio de recambios a través de campañas de marketing.

¿Por qué? Sus clientes actuales, de media, gastan significativamente más en recambios al año que los clientes recién adquiridos. Además, también es más rentable fidelizar a los clientes actuales que añadir otros nuevos. Atraer nuevos negocios requiere más recursos y horas de trabajo (que pueden no ser rentables a largo plazo) que trabajar con clientes que ya conocen su departamento de recambios.

Existen nuevas soluciones en el mercado que utilizan sus datos actuales de comercio electrónico para dirigirse a sus clientes existentes a través de campañas de correo electrónico automatizadas y redactadas por profesionales. Estas comunicaciones pueden incluir campañas de recuperación del tipo «Le echamos de menos» o mensajes promocionales temáticos que pueden atraer de nuevo el negocio a su concesionario. Piense: ¿cuándo fue la última vez que se puso en contacto con un número significativo de sus talleres actuales? No es que no quiera hacerlo, es que simplemente no es práctico. Por eso las soluciones de marketing llave en mano se están volviendo fundamentales para el crecimiento del departamento de recambios: puede llegar directamente a sus clientes y hacer crecer su negocio de forma estratégica sin comprometer en exceso su tiempo, presupuesto o personal.

Conexión de sus sistemas actuales

A veces puede parecer que la tecnología es tanto la solución como el problema o, al menos, un obstáculo. Dispone de varios sistemas para gestionar los pedidos de recambios y algunos no «se hablan» entre sí ni se integran, lo que genera un trabajo manual que esperaba que la tecnología eliminara. Esa es la desventaja. La ventaja es que los proveedores tecnológicos del sector son conscientes del problema y han desarrollado soluciones para abordar la conectividad de los sistemas. Cuando los sistemas están integrados, su departamento de recambios puede avanzar más rápido, trabajar con mayor precisión y limitar los errores que crean retrasos. Las soluciones actuales están diseñadas para conectar las soluciones de venta de recambios por comercio electrónico con las plataformas DMS. Esto crea la conectividad que necesita para:

• Crear presupuestos para pedidos de recambios de forma rápida (o incluso automática)
• Ofrecer un reflejo exacto de su inventario
• Reducir la probabilidad de errores humanos (como erratas al volver a introducir los pedidos)
• Limitar el número de devoluciones a procesar

La mejora de la conectividad limita los errores (obviamente, ¡eso es genial!), pero las ganancias de eficiencia permiten a su equipo centrarse en tareas más significativas, como aumentar las ventas. Estas herramientas sitúan a su personal en una posición que les permite aprovechar sus conocimientos y experiencia en recambios para ayudar a sus clientes.

La optimización consiste en cubrir carencias y eliminar obstáculos

La optimización del departamento de recambios no consiste necesariamente en buscar y realizar cambios radicales. La optimización consiste en tomar aquello en lo que se es bueno, reforzar esas áreas y eliminar los obstáculos. ¿Puede su equipo vender piezas y gestionar las relaciones con los clientes? ¡Por supuesto! ¿El proceso de pago siempre funciona sin problemas? No. Pero eso no significa que deba desecharlo todo. Sin embargo, probablemente sea el momento de identificar formas de optimizar el proceso. Como hemos dicho anteriormente, esta es una necesidad que tanto los talleres como los concesionarios citan (habitualmente) como generadora de complicaciones. Como se ha señalado, hay muchos ejemplos en los que ciertos procesos tienen pequeñas carencias que, al corregirse, generan un resultado positivo para el negocio. La optimización del concesionario consiste en cubrir esas carencias y eliminar los obstáculos, permitiendo que su equipo haga lo que mejor sabe hacer: vender recambios y proporcionar un servicio experto a los clientes de los talleres de forma eficiente y profesional.