In che modo Maher Chevrolet aumenta di 200-300 dollari il valore di ogni preventivo e riduce i tempi di elaborazione fino a un giorno grazie a RepairLogic

Gli addetti alla redazione presso Maher Chevrolet dovevano destreggiarsi tra troppe attività contemporaneamente: ricambi, integrazioni, comunicazione con i clienti, domande dei Tecnici e, come se non bastasse, la redazione della documentazione relativa alle riparazioni. Con il sistema precedente, la preparazione di un piano di riparazione più complesso poteva richiedere da 30 minuti a un’ora intera. Gli addetti alla redazione dovevano recuperare manualmente le procedure, evidenziare le sezioni pertinenti e mettere insieme il tutto per la compagnia assicurativa.

Ogni lacuna in un piano di riparazione rappresentava un’occasione per i periti assicurativi di sollevare obiezioni. Gli addetti alla redazione affrontavano tali colloqui con minore sicurezza, i tempi di elaborazione si allungavano e l’officina perdeva opportunità di guadagno su ogni preventivo.

Summer ha scoperto per la prima volta RepairLogic in occasione di un convegno di settore locale, dove una presentazione ha evidenziato una correlazione diretta tra l’utilizzo della piattaforma e l’aumento della percentuale di profitto in base alle ore di manodopera. È tornata il giorno successivo pronta a tenere un corso di formazione. Il suo team ha imparato subito a utilizzare lo strumento.

«Lavorando nel settore delle riparazioni da incidente, apprendiamo meglio in modo visivo. Disporre di quel formato a forma di auto in cui basta cliccare sull’area da riparare per ottenere immediatamente tutte le informazioni necessarie. È davvero fondamentale».

Anziché caricare singoli file PDF o cercare tra i documenti, i redattori elaborano il piano di riparazione man mano che procedono, aggiungendo le procedure in tempo reale proprio come farebbero quando redigono un preventivo. Una volta terminato, tutto viene raccolto in un unico PDF chiaro e ordinato che viene allegato direttamente in CCC. Poiché RepairLogic attinge dalla documentazione OEM e si aggiorna man mano che vengono rilasciate nuove procedure, i redattori presentano sempre informazioni aggiornate e valide. Quando un perito mette in discussione una voce, la risposta è già disponibile.

Anche i tecnici hanno accesso diretto ai piani di riparazione sulla piattaforma. Possono effettuare l’accesso e consultare le procedure senza dover attendere un redattore, mantenendo il flusso di lavoro e riducendo gli scambi di informazioni all’interno dell’officina. In qualità di responsabile, la signora Summer può verificare lo stato di avanzamento dei piani di riparazione in fase di elaborazione e confermare che le integrazioni siano state approvate, ottenendo così un quadro chiaro dello stato di ogni intervento.

Risparmio di tempo. Secondo la signora Summer, i piani di riparazione che prima richiedevano dai 30 ai 60 minuti ora ne richiedono dai 5 ai 15. «Si risparmia così tanto tempo che si può tornare a dedicarsi a tutto il resto che si deve fare», afferma.

Valore dei preventivi. Summer stima che, da quando è stato adottato RepairLogic, l’officina abbia aumentato il valore medio di ogni preventivo di 200-300 dollari. Le voci che in precedenza non venivano documentate ora vengono registrate, presentate e approvate.

Tassi di approvazione. Summer stima che il tasso di approvazione delle voci documentate su RepairLogic sia prossimo al 100%. Quando il PDF arriva sulle scrivanie di un perito con tutte le informazioni relative ai ricambi OEM ben organizzate, afferma, vi è ben poco margine per contestazioni. «I miei addetti alla redazione sono decisamente più sicuri delle informazioni che presentano. Con RepairLogic, è il sistema stesso a svolgere tutto il lavoro preparatorio. Non si mettono in discussione su ciò che presentano né si chiedono se verrà approvato», afferma Summer.

Tempi di ciclo. Per una riparazione più complessa, Summer stima che RepairLogic faccia risparmiare all’officina da mezza giornata a un’intera giornata per veicolo. Nel settore delle riparazioni da incidente, dove i tempi di ciclo rappresentano uno dei fattori che incidono più direttamente sulla redditività, osserva che il risparmio si accumula rapidamente.

Trasparenza nei confronti dei clienti. Il team di Summer condivide il piano di riparazione direttamente con i clienti, mostrando loro come viene riparata la loro auto e secondo quali standard. «Questo offre loro tranquillità», afferma, «sapendo che quando torneranno a guidare la propria auto, saranno al sicuro».